Menerima, Meneliti, dan Mengkaji Proposal

Setelah paket lelang dilengkapi jawaban jawaban dan disampaikan kembali kepada pemilik, maka mulailah proses penelitian dan pengkajian isi atau materinya. Untuk kegiatan diatas, pemilik melakukan persiapan persiapanyang mendahuluinya dan meliput du bagian berikut ini.

•    Membentuk panitia evaluasi.
•    Membuat criteria evaluasi.

Panitia ini dibentuk untuk melakukan kegiatan evaluasi, yaitu mengevaluasi proposal dari peserta lelang sampai kepada pengajukan usulan pemenag, kepada pemimpin proyek atu perusahaan. Umumnya terdiri dari panitai pengadaan yang diperkuat. 

Dalam melaksanakan pekerjaannya harus menjaga suasana objektivitas dan tidak memihak kepada salah satu peserta. Usaha memperkuat panitia dilakukan dengan menambah personalia yang menguasai jenis bidang atau disiplin ilmu utama yang menjadi lingkup kerja proyek yang bersangkutan. Bukan berarti setiap anggota, tetapi minimal satu anggota untuk satu bagian atau disiplin ilmu sehinga sebagai tim menguasai permasalahannya secara menyeluruh.

Masing-masing anggota panitia mula-mula melakukan evaluasi sendiri proposal yang masuk, dengan mengisi kolom-kolom yang tersedia di lembar evaluasi dan diberikan angka persentasi dengan memperhatikan criteria yang telah dentukan. 

Dengan demikian, akan diperoleh angka akhir bagi tiap-tiap proposal atau peserta lelang. Setelah selesai, diadakan rapat untuk membicarakan hasil pekerjaan masing-masiang anggota, dan member kesempatan mengutarakan dan mempertahankan pendapatnya. Dengan pendekatan di atas, diharapkan tercapai satu kesimpulan yang mencerminkan pendapat tim.

Kriteria evaluasi aspek teknik dan manajemen pada paket lelang lebih lengkap dan mendalam disbanding pada waktu perkualifikasi. Ini menyangkut pendekatan manajemen kantor pusat dan lapangan, seperti program dan metodologi perencanaan, pengendalian, pembelian, subkontrak, dan lain-lai. Juga perihal tersedianya tenaga ahli  dan peralatan.

Pada lelang terbuka dengan prosedur konvensional, pembukaan lelang dilaksanakan sedemikian rupa agar semua peserta mengetahui jumlah penawaran yang diajukan. Kegiatan administrasi dan penelitian kelengkapan usulan mengiringi pembukuan dokumen proposal, seperti berikut ini.

•    Memeriksa dan mencatat kehadiran panitia dan peserta lelang.
•    Menerima dan mencatat dokumen proposal dari peserta lelang.
•    Membuka proposal, mengumumkan, dan mencatat jumlah pengajuan harga
•    Didepan panitia dan wakil peserta lelang.
•    Menerima jaminan lelang (bid bond).
•    Membuat berita acara.

Segera setelah pembukaan proposal selesai, tim evaluasi mulai dengan pengkajian proposal dengan melihat hal-hal berikut ini.

• Apakah terdapat kesalahan perhitungan arit matik, seperti menjumlah, membagi, dan lain-lain. Bila hal ini terjadi, maka yang dianggap berlaku adalah perhitungan komponen-komponennya.
• Apakah proposal telah menanggapi sebaik-baiknya (responsif) terhadap syarat-syarat lelang (terms and condition) yang tercantum didalam dokumen lelang, tanpa adanya penyimpangan yang berikut.
•  Adanya usulan atau permintaan yang bersifat pengecualian (exception).
Tindakan selanjutnya dari tim evaluasi adalah mengadakan pengkajian yang meliputi  analisis teknik dan manajemen (T & M) dan harga / komersial. Analisis teknik dan manajemen mempunyai kadar sudjektivitas yang tinggi. 

Anggota panitia yang satu mungkin menghasilkan angka penilaian yang jauh berbedadari yang lain terhadap proposal yang  demikian justru amat berguna dalam proses pembahasan, karena masing masing anggota panitia pada rapat paripurna akan memberikan penjelasan tentang alasan penilaian yang diberikan. Analisis kualitatif dilakukan terhadap aspek nonkomersial dari proposal. Sebelum analisis dimulai, ditentukan terlebih dahulu sudjek apa yang hendak dinilai, dan bobot masing masing (dalam %) butir tersebut terhadap total.

Bila analisis dan manajemen menyangkut masalah yang bersifat subjektif,maka analisis harga dan komersial yang dikaji dan dibandingkan menyangkut hal hal yang konkret berupa anggka pengajuan berikut ini.

a.    Angka penawaran harga yang diajukan pada pembukaan lelang, disebut angka pembukaan
b.    Apakah terdapat alternative teknis, bila ada, harus diperhitungkan dampaknya terhadap angka pembukaan
c.    Apakah peserta mengajukan penawaran sesuai dengan lingkup keja yang dicantumkan di dokumen lelang, dan apakah ada usulan penambahan atau pengurangan. Bila ada, harus diperhitungkan pengaruhnya terhadap angka pembukaan.
d.    Bagaiman jadwal proyek yang diusulkan. Bila terlalu panjang apakah jadwal tersebut bias diterima, perlu diperhatikan penyesuaian harganya (eskalasi dan lain lain). Dan bila terlalu pendek apakah jadwal tersebut realistis.
Penting untuk ditekankan disini, bahwa proses evaluasi harga/ komersialtidak bermaksud mengadakan negosiasi harga, ttapi menyesuaian harga akibat perbaikan kelengkapan linhkup proyek, bersamaan dengan itu, sewaktu mengkaji penawaran harga hendaknya diteliti masalah yang berkaitan dengan hal hal berikut ini.

• Harga Satuan, Misalnya Rupiah Per Jam-Orang  Harga ini diperlukan untuk perhitungan bila ada penambahaan atau pengurangan pekerjaan.
•  Nilai Tukar Mata Uang  Agar mudah membandingkan penawaran saru peserta dengan yang lain, Proposal harga dikonversikan ke dalam satu bentuk mata uang sesuai dengan ketentuan di dalam dokumen lelang. Untuk itu perlu diperhatikan tanggal yang dipakai untuk nilai tukar. Biasanya tanggal yang dipakai adalah tanggal pembukaan lelang atau tanggal penandatanganan kontrak. Demikian pula besar nilai tukar harus didasarkan atas penerbitan atau pengumuman lembaga yang berwenang.
• Syarat Pembayaran  Syarat pembayaran, jumlah, dan jadwalnya harus di evaluasi dengan teliti. Umumnya peserta lelang mengajukan jumlah (dropping) uang berat ke depan.
•Jaminan Atau Garansi  Diteliti cukup tidaknya tanda jaminan yang diajukan dengan persyaratan yang berlaku.
• Eskalasi dan Kontinjensi   Dalam dokumen lelang diberitahukan dasar perhitungan untuk menentukan eskalasi. Pemilik mengharapkan pada penawaran pendekatan perhitungan butir ini tidak mengalami deviasi yang substansial. Untuk kontinjensi, diperiksa apakah angka-angka yang diajukan tidak melewati batas kewajaran bagi masing-masing butirnya.

Dari penelitian dan pengkajian di atas, kemudian dihitung (bila ada) dampak trhadap harga atau angka pembukaan, dan sesuaikan angka pembukaan dengan hasil penelitian dan pengkajian di atas. Angka ini merupakan angka terevaluasi (evaluated price) yang akan dibandingkan di antara peserta untuk menentukan pemenang. Jadi, penentuan pemenang didasarkan atas kombinasi dari hasil analisis T & M dan harga/Komersial, yaitu sebagai berikut.

1.     Lulus evaluasi T  & M.
2.    Harga terendah setelah disesuaikan (the lowest evaluated price).

Sebelum kontrak resmi ditandatangani oleh wakil-wakil yang berwenang, diadakan rapat klarifikasi terakhir, untuk mengkonfirmasikan apakah sudah tercapai pengertian dan persamaan pendapat setiap pasal yang tercantum dalam rancangan kontrak. Hal ini merupakan upaya untuk meminimalkan kemungkinan kesulitan yang timbul di belakang hari, sebagai akibat dari perbedaan interpretasi antara para penanda tangan kontrak.

Untuk proyek E-MK yang besar dan lingkup kerjanya kompleks (desain engineering, pemilihan material, peralatan, dan lain-lain), seperti membangun kilang minyak, petrokimia, dan lain-lain, meskipun telah diusahakan membuat dokumen lelang selengkap dan jelas mungkin, masih sering dijumpai adanya interpretasi yang berbeda dari peserta lelang. 

Hal ini umumnya berhubungan dengan teknis lingkup kerja (scope adequarcy) proyek, bagian-bagian (per unit), maupun secara keseluruhan. Termasuk dalam hal ini ialah kriteria, spesifikasi, serta desain engineering dari material, peralatan serta proses produksi yang diinginkan. 

Peserta tender untuk proyek demikian acapkali punya alternatif yang menarik dalam hal pemilihan peralatan, ataupun proses produksi, yang kadang-kadang bermanfaat bagi pemilik untuk dipertimbangkan. Pemilik umumnya tidak akan begitu saja menolak jenis pengajuan seperti itu dengan dasar tidak memenuhi syarat, tanpa mengkajinya lebih mendalam dari segi teknologi. 

Untuk menghadapi hal tersebut memilik harus memiliki sifat atau konsultan yang menguasai betul-betul aspek teknis atau engineering dan biaya dari peralatan yang berkaitan denga proyek yang bersangkutan, sehingga dapat memberikan harga perbandingan terhadap penyesuaian dari pertanyaan yang ada (bila penyesuaian tersebut masih dapat diijikan atau ditolerir). 

Dengan demikian, hal hal yang dapat berakibat positif bagi pemilik tidak ditolak hanya karena prosedur yang terlalu kaku.

1. Cara Membuat Proposal Proyek
2. Cara Membuat Proposal Proyek 2
3. Proses Pemilihan Kontraktor Proyek
4. Jasa dan Lingkup Kerja Kontraktor
5. Peranan dan Kerja sama Para Peserta Proyek - New !!
6. Jenis Kontrak hasil Penunjukan Langsung
7. Paket Pengadaan Barang dan Jasa
8. Pemilihan Peserta Tender Proyek Konstruksi
9. Etika dan Peraturan Tender Proyek
10. Kerjasama Dalam Proyek BOT - New !
11. Memilih Jenis Proyek Konstruksi -New !
12. Sorotan Khusus Kontrak Proyek Konstruksi
13. Panitia Tender Proyek Konstruksi
14. Dokumen Kontrak dan Paket Lelang
15. Rancangan Kontrak Proyek Kontruksi
16. Cara Menyusun Kontrak Proyek Konstruksi

TERIMA KASIH ATAS KUNJUNGAN SAUDARA
Semoga artikel ini bermanfaat bagi saudara. Jika ingin mengutip, baik itu sebagian atau keseluruhan dari isi artikel ini harap menyertakan link dofollow ke http://kampus-sipil.blogspot.com/2013/05/menerima-meneliti-dan-mengkaji-proposal.html. Terima kasih sudah singgah membaca artikel ini.

Tweet

Share on :