Pengertian Fungsi Manajemen Proyek Kontruksi

Bertitik tolak dari defenisi-definisi Konsultan Manajemen Proyek   yang sudah dibahas sebelumnya maka arti dan fungsi CM serta dampak kehadirannya dapat diuraikan lebih lanjut sebagai berikut.

Meskipun lingkup kerja sering diasosiasikan dengan istilah yang dipakainya, yaitu ‘’konstruksi’’, tetapi sesungguhnya mencakup spectrum yang lebih luas, yaitu keseluruhan penyelenggaraan proyek, mulai dari pelayanan prakonstrusi, yang dilanjutkan pada tahap konstruksi sampai dengan masalah-masalah setelah konstruksi. 

Sebagai contoh, CM dapat melakukan tugas mengkaji ulang studi kelayakan, menyesuaikan akurasi perkiraan biaya dengan jadwal, mempersiapkan dokumen untuk keperluan tender, dan lain-lain kegiatan prakonstruksi. Kemudian dilanjutkan dengan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan implementasi proyek, seperti pengendalian biaya dan jadwal, serta pengendalian mutu. 

Bila jenis proyek yang bersangkutan adalah pembangunan instalasi industri, maka pada tahap akhir implementasi, CM merupakan pelaksana dari verifikasi hasil-hasil inspeksi, prakomisi uji coba, dan startup. Akhirnya pada masa penutupan proyek, atas nama pemilik, CM menyelesaikan masalah klaim, asuransi, dan mempersiapkan laporan penutupan.

Dengan adanya satu perusahaan CM yang mendukung pemilik untuk mengelola proyek secara professional dan menyeluruh dari studi kelayakan sampai penutupan maka pencapaian sasaran proyek secara efektif dan efisien akan lebih dimungkinkan. Dengan lingkup kerja yang demikian luas, tidak terbatas pada konstruksi saja, maka sudah pada tempatnya bila profesi tersebut dinamakan KONSULTAN MANAJEMEN PROYEK¬-KMP. 

Fungsi Konsultan Manajemen Proyek yang amat penting dan membedakannya  dari kontraktor atau konsultan lainnya, adalah bahwa KMP bertindak sebagai agen yang dalam kegiatannya harus selalu ‘’memperjuangkan’’ kepentingan pemilik. Di bawah ini diberikan dua contoh.

•Pada waktu merundingkan atau menegosiasikan kontrak dengan pihak ketiga atau para peserta proyek yang lain, harus selalu memperhatikan pasal-pasal yang melindungi kepentingan pemilik.
•Dalam menyusun prosedur kerja operasional, di samping untuk tujuan koordinasi, juga memperhatikan iklim kerja sama demi kelancaran tercapainya sasaran proyek.

Fungsi sebagai agen ini akan lebih jelas lagi bila dibandingkan dengan kedudukan kontraktor. Misalnya,  dalam kontrak harga tetap (trun-key), kontraktor sebagai perusahaan yang mandiri mempunyai wewenang sepenuhnya dalam mengadakan ikatan-ikatan dengan dengan pihak ketiga, dengan risiko finansial di tanggung sendiri tanpa melibatkan pemilik.

Tidak demikian halnya dengan Konsultan Manajemen Proyek. Sebagai agen, maka ikatan dengan pihak ketiga dilakukan atas nama pemilik. Jadi, harus mendapatkan persetujuan dari pemilik. Hal ini berarti bahwa otoritasnya masih ditangan pemilik. Kadang-kadang terjadi suatu pendelegasian wewenang. Tetapi pada umumnya hal ini diatur dalam prosedur kerja terdiri dan berada di luar kontrak antara KMP dan pihak pemilik proyek.

Salah satu tolak ukur keberhasilan penyelenggaan proyek adalah sejauh mana dapat dicapai sasaran yang telah digariskan. Jika, keberhasilan Konsultan Manajemen Proyek akan terlihat dari sukses tidaknya KMP secara efektif membantu mencapai sasaran tersebut diatas.

Meskipun lingkup kerja Konsultan Manajemen Proyek meliputi berbagai aspek kegiatan, mulai dari prakonstruksi sampai penutupan proyek, pada dasarnya Konsultan Manajemen Proyek tidak mengerjakan sendiri paket kerja yang merupakan komponen lingkup proyek, seperti arsitektur, engeneering, maupun konstruksi. Pekrjaan pekerjaan tersebut berikut integritas dan keandalan hasil hasilnya, tetap merupakan tugas dan tanggung jawab dari para konsultan professional dan kontraktor yang bersangkutan. 

Hal ini dimaksudkan untuk menghindari kemungkinan timbulnya pertentangan kepentingan (conflict of interes) antara Konsultan Manajemen Proyek dengan pemilik. Misalnya, bila KMP mengerjakan satu paket engeneering, maka ini berarti KMP juga bertindak sebagai pemborong atau konsultan lain yang tentunya menginginkan adanya keuntungan finansial dari pekerjaan tersebut. 

Sedangkan  sebagai wakil pemilik,Konsultan Manajemen Proyek bertugas untuk menekan biaya proyek sejauh mungkin. Bila demikian halnya, maka kedudukannya akan menjadi sulit karena adanya berturan kepentingan.

Definisi  AIA memberikan indikasi bahwa Konsultan Manajemen Proyek merupakan profesi baru, yang bertujuan sejauh mungkin mengusahakan terlaksananya pembanggunan proyek dengan biaya yang realistis dan renda, dengan mutu dan jadwal yang memenuhi standard an sasaran. Tujuan tersebut dapat dicapai, di antaranya dengan meningkatkan koordinasi para peserta dan meningkatkan kualitas kegiatan kegiatan tertentu dalam penyelenggaraan proyek.

Koordinasi akan berhasil bila KMP mempunyai cukup pengertian dan pemahaman akan lingkup kerja para peserta, berikut hubungan dan keterkaitan. Sementara itu, upaya untuk meningkatkan kualitas kegiatan kegiatan tertentu akan dipermudah, bila mana KMP dapat mengindentifikasi kegiatan kegiatan yang selama ini menjadi mata rantai yang lemah dilihat dari segi pengelolaan proyek. 

Dengan demikian, KMP dapat mempersiapkan diri dengan keahlian yang diperlukan untuk menangani aspek aspek atau kegiatan kegiatan di atas. Lngka ini akhirnya akan memperkecil celah celah yang seelumnya berponsi menyebabkan kesulitan, seprti keterlambatan jadwal penyelesaian dan pengeluaran biaya yang melibihi anggaran.

Bila dilihat dari fungsi KMP, yaitu mengkoodinasikan  pekerjaan peserta proyek dan meningkatkan kualitas pekerjaan pekerjaan yang erat kaitannya dengan mereka, maka mudah dimengerti bila keberhasilan pelaksanaan tugas KMP sangat tergantung pada kerja sama yang diberikan oleh peserta peserta tersebut. mengingat bahwa sebagian dari lingkup kerja KMP, dahulu atau bahkan sampai sekarang, secara tradisional merupakan “lahan” bagi konsultan lain, pendekatan yang dilakukan harus mampu menunjukan manfaat dan kelebihan KMP, baik bagi pemilik maupun peserta lain, seperti:

•Arsitek , Konsultan Engineering, dan lain lain  Mereka ini akan memiliki kesempatan untuk menekuni dan mengembangkan keahlian dan profesi mereka masing masing, karena telah “dibebaskan” dari pekerjaan koordinatif, yang telah diahlikan ke KMP.

•Kontraktor Utama dan/atau Kontraktor  Bila KMP dapat menunaikan tugasnya dengan baik, maka sama halnya dengan konsultan professional, kontraktor utama atau kontraktor akan dapat lebih mencurahkan perhatiannya pada masalah kontruksi, karena pekerjaan koordinatif dengan peserta lain dikerjakan oleh KMP. Dengan aktifnya peranan KMP, dalam bentuk rapat koordinasi dilapangan, memantau pelaksanaan pekerjaan secara priodik dan merundingkan usaha untuk mencari pemecahan permasalahan secara konstruktif, maka kontraktor utama atau kontraktor dapat lebih efektif dan efisien dan efesiensi dalam melaksankan kegiatannya.

Pertumbuhan KMP adalah sebagai akibat majunya usaha atau bisnis industry konstruksi itu sendiri. Dalam arti semakin besar, kompleks, dan canggih jenis proyek yang dibangun, semakin terlihat celah celah atau aspek yang memiliki peluang untuk perbaikan dan meningkatkan. Sampai decade 90an, pengelolaan industry konstruksi (terutama pada sector pembangunan gedung), ditandai oleh peranan yang menonjol dari tiga peserta yaitu pemilik, arsitek, dan/atau perusahaan engineering (A/E) dan kontraktor, dimana terdapat pembagian pekerjaan yang tajam di antara para peserta sesuai dengan profesi dan tahap tahap dalam siklus proyek, seperti telah dibicarakan terdahulu. 

Dengan demikian, setiap anggota peserta akan memprioritaskan pekerjaan dari lingkup atau porsi yang ditugaskan untuknya, dan kurang perhatian pada aspek yang bersifat koordinasi menyeluruh sepanjang siklus proyek. Semakin besar dan kompleks suatu proyek, misalnya proyek proyek E-MK atau industry, maka semakin dirasakan perlunya pendekatan pengelolaan yang diharapkan dapat memperbaiki kelemahan tersebut.

Sebelumnya telah dibahas peranan yang diharapkan dari Konsultan Manajemen Proyek, namun walaupun demikian, manfaat potensional yang dapat diraih tidaklah sama dari proyek ke proyek. Hal ini tergantung dari berbagai faktor, terutama oleh kesiapan organisasi pemilik dan ukuran serta komplesitas proyek. Jadi, sebelum memutuskan untuk menggunakan atau tidak menggunakan jasa Konsultan Manajemen Proyek perlu dikaji faktor di atas satu persatu dengan cermat. Beberapa faktor tersebut adalah:

•Kesiapan Organisasi Pemilik  yang di maksud dengan kesiapan di sini adalah seberapah jauh organisasi pemilik mempunyai perangkat lunak untuk menangani penyelengaraan proyek. Perangkat ini berupa tenaga ahli yang berpengalaman, prosedur, metode dan teknik, serta system informasi manajemen yang diperlukan untuk mengelolah proyek. Semakin lengkap perangkap yang dimiliki dari segi kualitas dan kuantitas, semakin sedikit Jasa Konsultan Manajemen Proyek yang diperlukan. Sebalikya semakin minimal kesiapan pemilik, semakin terasa kebutuhan akan jasa KMP.

•Kompleksitas Proyek   Pengertian kompleksitas proyek berkaitan erat dengan macam ragam material dan peralatan yang merupakan komponen proyek yang akan dibangun, jumlah tenaga ahli adri berbagai ilmu aspek desain dan engineering, jumlah peserta, hubungan internal maupun eksternal yang terlibat dalam rangka pengolahan proyek, dan lain lain. Pembangunan instalasi industry proses, jaringan telekomunikasi listrik tenag uap dan PLTN, adalah contoh proyek proyek yang bersifat kompleks. Secara umum anggapan bahwa semakin tinggi derajat kompleksitas proyek semakin bertambah manfaat yang diperoleh dari penggunaan Jasa Konsultan Manajemen Proyek dapat diterima.

•Ukuran dan Biaya Proyek  Hubungan antara manfaat pengunaan jasa KMP terhadap ukuran proyek (dihitung dari biaya yang diperlukan), adalah bahwa semakin besar proyek akan semakin besar penghematan yang akan diperolehdi bandingkan dengan ongkos fee untuk Konsultan Manajemen Proyek. Hal ini didasarkan atas pemikiran bahwa besarnya biaya tersebut disebabkan oleh besarnya lingkup proyek, sehingga semakin besar pula lingkup proyek, dan semakin banyak hal hal yang diperlukan “ditingkatkan” agar sasaran proyek dapat dicapai sesuai rencana. Pengaruh faktor faktor di atas terhadap manfaat yang akan diperoleh proyek A yang berukuran dua kali lipat.

Bahkan kombinasi antara faktor faktor tersebut di atas amat menentukan seberpa jauh manfaat yang diperoleh. Sejauh mana bentuk jasa yang ditanggani dan ditawarkan oleh Konsultan Manajemen Proyek, tergantung kepada perkembangan lingkungan industry dan kesiapan KMP untuk menanggapinya. Misalnya, dalam aspek pendanaan , untuk dana proyek dengan jumlah yang besar, sebagian berpendapat Konsultan Manajemen Proyek tidak ikut menanganinya, dan sepenuhnya dikerjakan oleh konsultan professional lain yang mengkhususkan diri dalam masalah tersebut. 

Alasannya, pekerjaan tersebut amat rumit dan berliku- liku, sehingga dianggap tidak seimbang antara biaya yang diperlukan untuk membayar ahli dan pengurusan, dengan tambahan upah (fee) yang diterima bila pekerjaan tersebut termasuk didalam lingkup kegiatan Konsultan Manajemen Proyek. Tetapi sebagian lain berpendapat bahwa keikutsertaan KMP penting, karena aspek pendanaan memiliki pengaruh besar terhadap total biaya proyek.

TERIMA KASIH ATAS KUNJUNGAN SAUDARA
Semoga artikel ini bermanfaat bagi saudara. Jika ingin mengutip, baik itu sebagian atau keseluruhan dari isi artikel ini harap menyertakan link dofollow ke https://kampus-sipil.blogspot.com/2013/05/pengertian-fungsi-manajemen-proyek.html?m=0. Terima kasih sudah singgah membaca artikel ini.

Tweet

Share on :