Definisi & Ruang Lingkup Manajemen Proyek

Dalam Blog Kampus-sipil ini kita sudah sering membahas tentang Manajemen Proyek dan Juga definisi serta Ruang lingkupnya. Namun pada kesempatan ini saya merasa perlu untuk menjelaskan kembali secara mendetail, agar bisa lebih dipahami. Karena pendefinisian secara baik tentang Manajemen Proyek ini, bisa berpengaruh pada apa yang kita lakukan dan sistematika dari mempelajari Ilmu Manajemen Proyek.

Kemajuan dalam kegiatan industri pada beberapa aspek memerlukan manajemen atau pengelolaan yang dituntut memiliki kinerja, kecermatan, keekonomisan, keterpaduan, kecepatan, ketepatan, ketelitian serta keamanan yang tinggi dalam rangka memperoleh hasil akhir yang sesuai harapan.

Pengelolaan suatu kegiatan dengan investasi berskala besar dan tingkat kompleksitas yang sangat sulit membutuhkan cara teknis/metode yang teruji, sumber daya yang berkualitas, serta Penerapan ilmu pengetahuan yang tepat dan up to date.

Manajemen sebagai ilmu mengelola suatu kegiatan yang skalanya dapat bersifat kecil atau bahkan sangat besar, mempunyai ukuran tersendiri terhadap hasil akhir. Dengan menerapkan prinsip-prinsip dasar manajemen yang sama oleh individu atau organisasi yang berbeda, hasil akhir proses manajemen dapat berbeda satu sama lain.

Ini karena ada perbedaan- perbedaan budaya, pengalaman,lingkungan, kondisi sosial,tingkat ekonomi, karakter sumber daya manusia serta kemampuan untuk menguasai pirinsip-prinsip dasar manajemen

Perkembangan ilmu pengetahuan tentang manajemen berjalan beriringan dengan perkembangan praktis yang terjadi sehari-hari dalam laju kemajuan implementasi prinsip-prinsip manajemen pada masyarakat.

Pengalaman selama proses implementasi memberikan suatu data primer yang berguna untuk mengembangkan teori-teori manajemen agar menjadi lebih luas dan mempunyai nilai tambah, sehingga dapat menyesuaikan dengan perubahan-perubahan yang terjadi dan memberikan kontribusi bagi perkembangan ilmu manajemen baik secara teoretis maupun praktis.

Untuk memberikan gambaran tentang manajemen, selanjutnya diuraikan definisi dan Ruang Lingkup Manajemen Proyek.

Suatu ilmu pengetahuan tentang seni memimpin organisasi yang terdiri atas kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian terhadap sumber-sumber daya yang terbatas dalam usaha mencapai tujuan dan sasaran yang efektif dan efisien.

Tujuan Manajemen Proyek
Mendapatkan metode atau cara teknis yang paling baik agar dengan sumber-sumber daya yang terbatas diperoleh hasil maksimal dalam hal ketepatan, kecepatan, penghematan dan keselamatan kerja secara komprehensif.

Tujuan: sasaran yang hendak dicapai dalam optimasi biaya, mutu, waktu dan keselamatan.
Pemimpin mengarahkan organisasi dalam mencapai sasaran dan tujuan.
Sumber-sumber daya yang terbatas: manusia,modal/biaya, peralatan dan material
Kegiatan : Perencanaan, Pengorganisasian, Pelaksanaan, dan Pengendalian.

Pada kegiatan ini dilakukan antisipasi tugas dan kondisi yang ada dengan menetapkan sasaran dan tujuan yang harus dicapai serta menentukan kebijakan pelaksanaan, program yang akan dilakukan, jadwal waktu pelaksanaan, prosedur pelaksanaan secara administratif dan operasional serta alokasi anggaran biaya dan sumber daya.

Perencanaan harus dibuat dengan cermat, lengkap, terpadu dan dengan tingkat kesalahan paling minimal. Namun hasil dari perencanaan bukanlah dokumen yang bebas dari koreksi karena sebagai acuan bagi tahapan pelaksanaan dan pengendalian, perencanaan harus terus disempurnakan secara iteratif untuk menyesuaikan dengan perubahan dan perkembangan yang terjadi pada proses selanjutnya.

Pada kegiatan ini dilakukan identifikasi dan pengelompokan jenis-jenis pekerjaan, menentukan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab personel serta meletakkan dasar bagi hubungan masing-masing unsur organisasi.

Untuk menggerakkan organisasi, pimpinan harus mampu mengarahkan organisasi dan menjalin komunikasi antar pribadi dalam hierarki organisasi. Semua itu dibangkitkan melalui tanggung jawab dan partisipasi semua pihak.Stuktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan kerangka penjabaran tugas personel penanggungjawab yang jelas, sefta kemampuan personel yang sesuai keahliannya, akan diperoleh hasil positif bagi organisasi.

Kegiatan ini adalah implementasi dari perencanaan yang telah ditetapkan, dengan melakukan tahapan pekerjaan yang sesungguhnya secara fisik atau nonfisik sehingga produk akhir sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan.

Karena kondisi perencanaan sifatnya masih ramalan dan subyektif serta masih perlu penyempurnaan, dalam tahapan ini sering terjadi perubahan-perubahan dari rencana yang telah ditetapkan.

Biasanya, pada tahapan pelaksanaan, pihak-pihak yang terlibat lebih beragam. Oleh karena itu, dibutuhkan koordinasi terpadu untuk mencapai keserasian dan keseimbangan kerja. Pada tahapan ini juga telah ditetapkan konsep pelaksanaan serta personel yang terlibat pada organisasinya, kemudian secara detail menetapkan jadwal, program, alokasi biaya, serta alokasi sumber daya yang digunakan.

Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa program dan aturan kerja yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan penyimpangan paling minimal dan hasil paling memuaskan.Untuk itu dilakukan  bentuk-bentuk kegiatan seperti berikut :

Supervisi : melakukan serangkaian tindakan koordinasi pengawasan dalam batas wewenang dan tanggung jawab menurut prosedur organisasi yang telah ditetapkan, agar dalam operasional dapat dilakukan secara bersama-sama oleh semua personel dengan kendali Pengawas.

Inspeksi : melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan dengan tujuan menjamin spesifikasi mutu dan produk sesuai dengan yang direncanakan.

Tindakan Koreksi : melakukan perubahan dan perbaikan terhadap rencana yang telah ditetapkan untuk menyesuaikan dengan kondisi pelaksanaan.

Proses dalam manajemen sifatnya umum dan dapat digunakan dalam berbagai kegiatan/bidang yang membutuhkan pengelolaan yang sistematis, terarah serta mempunyai sasaran dan tujuan yang jelas.

Macam dan bidang yang menggunakan ilmu manajemen adalah manajemen pemerintahan, manajemen industri, manajemen perusahaan, manajemen sumber daya,manajemen proyek, dan lain sebagainya. Untuk manajemen proyek biasanya kurun waktu dibatasi oleh program-program yang sifatnya sementara dan berakhir bila sasaran dan tujuan organisasi proyek sudah tercapai.

Bila membuat proyek sejenis pada waktu sesudahnya biasanya sasaran dan tujuannya lebih inovatif dengan memodifikasi program-program sebelumnya.

Proyek :
Gabungan dari sumber-sumber daya seperti manusia, material, peralatan dan modal/biaya yang dihimpun dalam suatu wadah organisasi sementara untuk mencapai sasaran dan tujuan.

Dari semua uraian di atas, dapat ditarik kesimpulan bahwa Manajemen Proyek adalah penerapan ilmu pengetahuan, keahlian dan keterampilan,'cara teknis yang terbaik dan dengan sumber daya yang terbatas, untuk mencapai sasaran dan tujuan yang telah ditentukan agar mendapatkan hasil yang optimal dalam hal kinerja biaya, mutu dan waktu, serta keselarnatan kerja.

Dari Gambar diatas dapat diuraikan bahwa proses manajemen proyek dimulai dari kegiatan perencanaan hingga pengendalian yang didasarkan atas input-input seperti tujuan dan sasaran proyek, informasi dan data yang digunakan, serta penggunaan sumber daya yang benar dan sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.

Dalam proses sesungguhnya, pemimpin dengan wewenang yang ada dalam organisasi proyek mengelola dan mengarahkan segala perangkat dan sumber daya yang ada dengan kondisi terbatas, tetapi berusaha memperoleh pencapaian paling maksimal sesuai dengan standar kinerja proyek dalam hal biaya, mutu, waktu dan keselamatan kerja yang telah ditetapkan sebelumnya.

Untuk mendapatkan produk akhir yang maksimal, segala macam kegiatan pada proses manajemen proyek direncanakan dengan detail dan akurat untuk mengurangi penyimpangan-penyimpangan, Dan bila ada tindakan koreksi dalam Proses selanjutnya,diusahakan koreksi tersebut tidak terlalu banyak.


Demikianlah Materi Definisi dan Ruang Lingkup Manajemen Proyek ini, semoga bermanfaat. Bagi anda yang menyukai Materi ini, Bisa Ikuti Updetan Materi selanjutnya yaitu tentang Aspek-aspek Penting dalam Manajemen Proyek melalui Facebook.


KLIK IKUTI.

TERIMA KASIH ATAS KUNJUNGAN SAUDARA
Semoga artikel ini bermanfaat bagi saudara. Jika ingin mengutip, baik itu sebagian atau keseluruhan dari isi artikel ini harap menyertakan link dofollow ke http://kampus-sipil.blogspot.com/2014/03/definisi-ruang-lingkup-manajemen-proyek.html. Terima kasih sudah singgah membaca artikel ini.

Tweet

Share on :