Tahapan Siklus Proyek Menurut PMI

Tahapan Siklus Proyek Menurut PMI

Tahapan Siklus Proyek PMI

Tahapan Siklus Proyek Menurut PMI- Kita telah Membahas sebelumnya tentang Dinamika dalam Siklus Proyek, dimana banyak asumsi dari berbagai Lembaga tentang Tahapan dalam Proyek. Pada kesempatan ini kita akan membahas tentang Salah Satu Asumsi tersebut yakni Tahapan Sikulus Proyek menurut PMI.

Menurut PMI ( Project Management Institute ) tahapan siklus proyek terdiri dari :

Tahap konseptual

Periode ini terdiri dari beberapa kegiatan, yaitu penyusunan dan perumusan gagasan, analisis pendahuluan dan pengkajian kelayakan. Salah satu kegiatan utama yang bersifat menyeluruh ("comprehensive"), dalam tahap ini yang mencoba menyoroti segala aspek mengenai layak tidaknya suatu gagasan untuk direalisasikan, disebut studi kelayakan. 

Dibandingkan dengan pengkajian yang dilakukan sebelumnya, studi kelayakan mempunyai lmgkup dan aspek pengkajian yang lebih luas, mendorong potensi yang positif dan menaruh perhatian khusus terhadap kendala dan keterbatasannya.

Deliverable akhir tahap konseptual adalah paket atau dokumen hasil studi kelayakan. Dokumen tersebut umumnya berisi analisis berbagai aspek kelayakan seperti pemasaran, permintaan, teknik, produksi, manajemen dan organisasi. Dokumen tersebut juga berisi perkiraan garis besar biaya dan jadwal proyek.

Tahap perencanaan dan pengembangan PP/Defenisi

Telah disebutkan sebelumnya bahwa pada masa permulaan siklus proyek, kegiatan ditujukan untuk mengidentifikasi dan merumuskan gagasan, mengembangkannya menjadi altematif, lengkap dengan indikasi lingkungan kerja, jadwal dan biaya. 

Meskipun demikian, semua itu masih dalam taraf konseptual, dalam arti pengkajian sudah melebar dan meluas mencakup aspek yang mempunyai kaitan erat antara gagasan dan peluang yang tersedia, tetapi belum cukup mendalam untuk dapat dipakai sebagai dasar mengambil keputusan akhir jadi tidaknya menanam investasi atau melaksanakan proyek.

Oleh karena itu, perlu diadakan pengkajian yang lebih mendalam agar dapat ditarik kesimpulan yang mantap. Sejalan dengan usaha tersebut, mulailah dirintis rencana kesiapan perangkat dan pelaksanaan proyek ataupun strategi penyelenggaraan.

Dengan demikian, kegiatan utama dalam tahap PP /Definisi adalah sebagai berikut :

• Melanjutkan evaluasi hasil kegiatan tahap  konseptual, dalam arti lebih mendalam dan terinci, sehingga kesimpulannya cukup mantap untuk dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan perihal kelangsungan investasi atau proyek. 
• Menyiapkan perangkat, seperti data, kriteria dan spesifikasi teknik, engineering dan komersial yang selanjutnya dipakai untuk membuat RFP, dokumen dan kontrak.
• Menyusun perencanaan dan membuat keputusan strategis yang berkaitan dengan garis penyelenggaraan proyek, seperti macam kontrak yang akan dipakai, bobot sasaran pokok, filosofi desain, komposisi pendanaan.
• Memilih peserta proyek yang terdiri dari tim proyek pemilik, kontraktor, konsultan, arsitek, dan lain-lain.

Ditinjau dari segi penyelenggaraan proyek secara keseluruhan dengan empat sasaran utama, yaitu lingkup, jadwal, biaya dan mutu, rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam tahap PP /Definisi ini (dalam hubungannya dengan persiapan memasuki tahap berikutnya) adalah usaha untuk menetapkan dan penjelaskan kedudukan keempat sasaran tersebut.

Artinya, dalam tahap PP / Definisi ditetapkan letak batas dan kriterianya. Dengan kata lain, tahap ini menentukan batasan berbagai parameter yang menyangkut sasaran, strategi untuk mencapainya dan sumber daya yang diperlukan.

Dengan demikian, diharapkan tidak terjadi kekaburan interpretasi sebelum proyek sampai ke tahap implementasi fisik. Akhir tahap definisi ditandai oleh kegiatan menyiapkan segala kelengkapan dokumen(kontrak, prosedur) yang berisi penjabaran rencana tindakan (action plan) yang mengikat organisasi peserta proyek (pemilik, kontraktor, konsultan) untuk melakukan tugas dan kewajibannya masing-masing dalam rangka mencapai sasaran proyek.

Deliverable Akhir Tahap PP/Definisi adalah sebagai berikut :

• Dokumen berisi hasil analisis lanjutan kelayakan proyek.
• Dokumen berisi rencana strategis dan operasional proyek.
• Dokumen b erisi d efinisi lingkup, anggaran biaya (ABP), jadwal induk dan garis besar kriteria mutu proyek.
• RFP atau paket lelang.
• Dokumen hasil evaluasi proposal dari para peserta lelang.

Kegiatan menyiapkan "deliverable" pada penyelenggaraan proyek E-MK dengan jenis kontrak lump sum dilakukan oleh pihak pemilik proyek. Namun demikian, kegiatan tersebut sering pula dilakukan d engan menggunakan bantuan konsultan.

Tahap Implementasi

Komponen kegiatan utama pada tahap ini berbeda dari proyek ke proyek. Tetapi untuk proyek E-MK umumnya terdiri dari kegiatan desain-engineering terinci fasilitas yang hendak dibangun, desain-engineering produk, pengadaan material dan peralatan, manufaktur atau pabrikasi dan instalasi atau konstruksi.

Kegiatan desain-engineering terinci merupakan tindak lanjut jenis pekerjaan yang sama yang telah dirintis di tahap PP /Definisi. 

Tahap implementasi terdiri dari kegiatan sebagai berikut:

• Mengkaji lingkup kerja proyek, kemudian membuat program implementasi dan mengkomunikasikan kepada peserta dan penanggung jawab proyek.
• Melakukan pekerjaan desain-engineering terinci, pengadaan material dan peralatan, pabrikasi, instalasi atau konstruksi.
• Melakukan perencanaan dan pengendalian aspek biaya, jadwal dan mutu. Kegiatan lain yang tidak kalah pentingnya ialah memobilisasi tenaga kerja, melatih dan melakukan supervisi.

Deliverable tahap ini adalah produk atau instalasi proyek yang telah selesai secara "mekanis". Dari segi "contractual" ini ditandai dengan penyerahan sertifikat mechanical completion dari pemilik proyek kepada organisasi pelaksana atau kontraktor.

Tahap Terminasi

Kegiatan utama pada tahap terminasi adalah sebagai berikut:

• Mempersiapkan instalasi atau produk beroperasi, seperti uji coba start-up, dan performance test.
• Penyelesaian administrasi dan keuangan proyek seperti asuransi dan klaim.
• Seleksi dan kompilasi dokumen proyek untuk diserahkan kepada pemilik atau kepada induk perusahaan.
• Melaksanakan demobilisasi dan reassignment personil.

Bila langkah di atas telah selesai maka disusun laporan penutupan proyek.

Deliverable Tahap Terminasi ini berupa :

• Instalasi a tau produk yang siap pakai a tau siap beroperasi. Ini ditandai dengan diterbitkannya sertifikat " opera tional acceptance" oleh pemilik proyek untuk pelaksana atau kontraktor.
• Dokumen pernyataan penyelesaian masalah asuransi, klaim dan jaminan (warranty).

Tahap Operasi atau Utilitas

Tahap operasi atau utilisasi atau aplikasi hasil proyek tidak termasuk dalam siklus proyek, tetapi sudah merupakan kegiatan operasional.

Kita mencantumkannya di sini hanya untuk memperjelas batas kegiatan yang bersangkutan; di mana kegiatan proyek berhenti dan organisasi operasi mulai bertanggung jawab atas operasi dan pemeliharaan instalasi atau produk hasil proyek.

Demikianlah pembahasan kali ini tentang Tahapan Siklus Proyek Menurut PMI, anda bisa membaca Tulisan Sebelumnya tentang Dinamika dalam Siklus Proyek. Sumber referensi tulisan ini yaitu dari Bukunya Manajemen Proyek Imam Soeharto anda bisa mendownloadnya dalam Blog Kampus Teknik sipil ini.

Jika anda menyukai Pembahasan ini, Maka Bisa IKUTI UPDATEN selanjutnya di Facebook

Terima Kasih