Dinamika dalam Siklus Proyek

Dinamika dalam Siklus Proyek

 

Dinamika dalam Siklus Proyek- Telah disebutkan sebelumnya dalam Artikel Kompleksitas dan Macam-macam Proyek bahwa proyek berbeda-beda dalam hal kompleksitas, ukuran, dan sumber daya yang diperlukan. Meskipun demikian, setiap proyek memiliki pola tertentu yang merupakan ciri pokok yang melekat dan membedakannya dari kegiatan operasional rutin. Semakin besar dan kompleks suatu proyek, ciri tersebut makin terlihat. Ciri pokok ini dikenal sebagai dinamika kegiatan sepanjang siklus proyek (project life cycle).

Dalam siklus proyek, kegiatan-kegiatan berlangsung mulai dari titik awal, kemudian jenis dan intensitasnya meningkat sampai ke puncak (peak), turun, dan berakhir. Kegiatan-kegiatan tersebut memerlukan sumber daya yang berupa jam-orang (man-hour), dana, material atau peralatan. Bila dibuat grafik dengan sumber daya pada sumbu vertikal dan waktu pada sumbu hori ontal, maka akan terlihat siklus proyek sebagai gari lengkung dengan titik-titik awal, puncak, dan akhir, seperti yang terlihat pada Gambar di bawah ini.

Di samping turun naiknya intensitas kegiatan, teijadi pula perubahan dalam aspek lain, seperti kualifikasi tenaga yang diperlukan. Misalnya, pada awa1 proyek diperlukan ahli-ahli perencanaan dan engineering, sedangkan menjelang akhir proyek diperlukan lebih banyak tenaga inspektor di lapangan.

Berbeda dari kegiatan operasional rutin yang relatif stabil, kegiatan proyek bersifat dinamis, terus berubah-ubah. Untuk mencapai penggunaan sumber daya yang efisien, perlu diusahakan agar tidak teijadi gejolak-gejolak (jluktuasi) yang tajam. Dengan demikian, seluruh kegiatan dalam siklus proyek merupakan rangkaian yang berkesinambungan menuju sasaran yang telah ditentukan.

Perkembangan Dalam Siklus Proyek

Suatu sistem yang dinamis, seperti halnya proyek, memiliki tahap-tahap perkembangan. Pada masing-masing tahap terdapat kegiatan yang dominan dengan tujuan yang khusus atau spesifik. Sampai saat ini belum ada keseragaman pembagian tahap dalam siklus proyek, baik jumJah maupun terminologi yang dipakai. Ha! ini antara lain ka rena banyaknya macam, ukuran, dan kompleksitas proyek, serta latar belakang tujuan pembagian itu sendiri.

Pembagian Menurut UNIDO

Salah satu sistematika penahapan yang luas pemakaiannya adalah yang disusun oleh United Nation Industrial Development Organization (UNIDO). UNIDO membagi siklus proyek menjadi 2 tahap, yaitu tahap persiapan dan tahap implementasi. Kegiatan pada kedua tahap itu diperinci menjadi sebagai berikut :

Tahap Persiapan

Identifikasi gagasan atau analisis pendahuluan.

• Pengembangan ide menjadi konsepkonsep altenatif.
• Formulasi lingkup proyek.
• Evaluasi lanjutan dan keputusan untuk investasi.

Tahap Implementasi 

• Penyiapan desain-engineering terinci, jadwal induk, dan anggaran
• Pengadaan kontrak dan pernbelian.
• Pengeijaan pabrikasi, konstruksi, uji coba, dan start-up.

Setelah proyek selesai kemudian dilanjutkan dengan operasi rutin dari instalasi yang baru selesai dibangun.

Pembagian Menurut MRDC

Mobil Research and Development Corporation (MRDC), suatu anak perusahaan Mobil Oil-Princeton USA yang bergerak dalam konsultansi bidang penelitian dan pengembangan termasuk pengelolaan proyek, menyusun sistematika siklus proyek menjadi tiga tahap. Ketiga tahap tersebut terdiri atas Frontend, Tahap 1 dan Tahap 2, dengan perincian sebagai berikut  :

Front And 

Tahap ini meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

• Mengidentifikasi lingkup gagasan (ide) yang timbul.
• Memikirkan alternatif-alternatif yang mungkin.
• Memilih altematif dan merumuskannya menjadi lingkup kerja pendahuluan.
• Membuat perkiraan biaya dan jadwal pendahuluan.
• Menyiapkan angka anggaran biaya tahap berikutnya.

Tahap 1

Terdiri dari kegiatan-kegiatan :

• Memperjelas definisi Iingkup kerja.
• Menyusun anggaran proyek dan jadwal induk;
• Menyiapkan dokurnen tender, rancangan kontrak, dan 
• Memilih calon pelaksana (kontraktor) untuk pekerjaan Tahap 2.

Tahap 2

Kegiatan utamanya terdiri dari :

• Membuat desain-engineering terinci.
• Melakukan pembelian atau kontrak material dan jasa.
• Manufaktur (pabrikasi) peralatan dan konstruksi.
• Melakukan inspeksi, uji coba, dan startup.

Bila tahap-tahap di atas telah diselesaikan maka proyek telah dianggap selesai dan diserahkan kepada pemilik untuk dioperasikan.

Pembagian Menurut PMI

Salah satu sistematika penahapan yang disusun oleh PMI (Project Management Institute), yaitu suatu institusi yang mengembangkan manajemen proyek dan telah dikenal dan diakui secara luas terutama oleh mereka yang terkait dengan masalah proyek, terdiri dari tahap-tahap konseptual, perencanaan & pengembangan (PP /Definisi), implementasi, dan terminasi.

Contoh-contoh di atas menunjukkan bahwa pembagian siklus proyek menjadi beberapa tahap pada umumnya didasarkan atas jenis kegiatan utama (dominan) yang berlangsung di dalam tahap yang bersangkutan.

Kegiatan utama ini tidak harus berhenti pada tahap yang bersangkutan, tetapi masih berkelanjutan di tahap berikutnya.

Jadi, ada jenis kegiatan yang sama dengan tahap terdahulu tetapi intensitasnya sudah jauh berbeda. dari sudut pengelolaan proyek, manfaat yang diperoleh dari adanya pembagian siklus proyek menjadi tahap tahap ini adalah memudahkan untuk mengidentifikasi dan mengikuti perubahan kegiatan, dan selanjutnya menyiapkan sumber daya dan usaha yang diperlukan untuk menanganinya.

Demikianlah Artikel tentang dinamika dalam Siklus Proyek, Anda bisa Membaca Artikel sebelumnya yaitu Kompleksitas dan Macam-macam Proyek. Pembahasan selanjutnya yaitu mengenai Tahapan Siklus Proyek Menurut PMI.

Mohon saran dan masukannya tentang Tulisan ini. sumber referensi diambil dari Buku Manajemen Proyek Imam Soeharto.

Jika anda suka Artikel ini. Mohon Like anda juga bisa IKUTI UPDETAN Artikel berikut melalui Facebook.

Terima Kasih