Sistem Manajemen Integrasi Proyek

Sistem Manajemen Integrasi Proyek

 

Pengetahuan Tentang Manajemen Integrasi Proyek merupakan salah satu Pengetahuan yang wajib diketahui oleh Ahli manajemen Proyek.Karena hal tersebut berhubungan dengan Prinsip kerja dalam Proyek.

Seperti yang dikemukakan pada pembahasan kita sebelumnya tentang Definisi dan Prinsip Penting Manajemen Proyek. salah satu prinsipnya yaitu Pelaksanaan Tugas hendaknya berorientasi pada Totalitas.Hal ini diupayakan dengan mengadakan kordinasi dan Integrasi pengelolaan sub-sistem yang bersangkutan.

Maksud Integrasi dan Kordinasi

Dalam Konteks ini yang dimaksud dengan integrasi dan koordinasi adalah proses yang bertujuan agar komponen-komponen kegiatan proyek (sub-sistem, Bagian kegiatan personil, dan lain-lain) dapat berfungsi sebagai kesatuan yang utuh atau terpadu untuk mencapat tujuan sistem proyek secara efektif dan efisien.

Dalam hubungan ini, menarik untuk memperhatikan hasil penelitian Peter Moris yang menunjukan bahwa fungsi integrasi dan kordinasi diperlukan bila dijumpai keadaan sebagai berikut :

• Sasaran dan tujuan organisasi memerlukan kelompok-kelompok yang berbeda untuk bekerja sama secara erat.
• Bekerja dengan lingkungan yang berubah dengan cepat.
• Pekerjaan bersifat Interrelated dan interconnected
• Teknologi dan metode yang digunkana bermacam-macam.
• Struktur organisasi kompleks dan sering mengalami perubahan.

Keadaan yang digambarkan diatas dapat dijumpai hampir di setiap proyek terutama pada proyek-royek besar. Proses Integrasi dan Kordinasi ( I dan K ) selama siklus proyek dapat dibedakan menjadi Internal dan eksternal.

Proses I dan K Internal : Berkaitan dengan interaksi komponen kegiatan proyek itu sendiri, Misalnya hasil kegiatan tahap Konseptual berupa studi kelayakan akan menjadi masukan utama tahap berikutnya yaitu tahap Perencanaan dan Pengembangan (PP)/Defenisi. Interaksi tersebut umumnya berlangsung secara intensif dan seringkali memerlukan "trade-off" di antara komponen kegiatan yang bersangkutan

Proses integrasi dan koordinasi ekstenal ditandai oleh kenyataan bahwa proyek melibatkan banyak peserta di dalam (antar bidang)organisasi perusahaan yang bersangkutan, dan dengan pihak luar (subkontraktor, rekanan, pernerintah dan lain-lain) satu dengan yang lain rnempunyai hubungan dan keterkaitan tertentu yang harus berfungsi sebagai kesatuan yang utuh. 

 

Agar proyek dapat mencapai sasaran dengan efektif dan efisien, diperlukan langkah koordinasi dan integrasi secara tepat dan ketat. Bila tidak, maka dikhawatirkan mereka akan bergerak sendiri-sendiri dan ini berakibat negatif terhadap pencapaian sasaran.

 

Proses lntegrasi

Proses integrasi tidak berjalan dengan sendirinya tetapi harus direncanakan, didorong dan dilakukan tindakan khusus oleh pengelola proyek. Berikut adalah tindakan-tindakan yang diperlukan agar proses integrasi  efektif:

• Menciptakan suasana yang mendukung proses integrasi.
• Menjalin proses perencanaan => implementasi perencanaan => pengendalian secara ketat dalam berbagai aspek kegiatan dan peserta.
• Mengelola konflik secara tepat.
• Memelihara komunikasi yang aktif dengan stake holder.

Menciptakan Suasana yang Mendukung 

Suasana yang mendukung (conducive) perlu diciptakan agar perusahaan yang bersangkutan siap menerima dan mendukung aktivitas yang diperlukan proyek. Penciptaan suasana yang mendukung ini terdiri dari serangkaian tindakan, antara lain:

• Mengidentifikasi para peserta/pelaksana dan penjelasan tentang adanya proyek serta garis besar rencana pengelolaannya.
• Mengidentifikasi bidang fungsional dan manajer yang akan berperan.
• Menunjuk pimpro sebagai penanggung jawab proyek.
• Menerbitkan project charter yang menjelaskan batas-batas otoritas pimpro dengan manajer fungsional.
• Mengidentifikasi keperluan sumber daya yang diperlukan proyek seperti keuangan, peralatan, personil, dan lain-lain.
• Menyiapkan prosedur koordinasi proyek, yang menjelaskan tata cara kerja sama antara para peserta atau pelaku inti (pemilik, kontraktor, konsultan, vendor,penyandang dana, dan lain-lain).

Langkah awal di atas dilakukan oleh pimpinan perusahaan sebelum implementasi fisik dimulai.

Menjalin Perencanaan dan Pengedalian

Secara Ketat Salah satu cara yang efektif agar terbentuk integrasi antara berbagai komponen kegiatan proyek adalah mengusahakan terjalinnya perencanaan dan pengendalian dalam bentuk siklus perencanaan => implementasi (pelaksanaan dari perencanaan) => pengendalian => koreksi. 

 

Hal ini terjadi karena aspek perencanaan dan pengendalian secara berurutan diperlukan untuk pengelolaan baik oleh komponen kegiatan proyek (yang relatif mandiri) maupun kegiatan proyek yang dikerjakan oleh berbagai peserta atau pelaku. Dengan adanya proses perencanaan-implementasi pengendalian-koreksi di atas yang menjangkau proyek secara keseluruhan,komponen kegiatan yang kelihatannya terpecah-pecah itu diharapkan dapat menjadi kesatuan yang terpadu.

Mengelola Konflik Secara Tepat

Konflik akan selalu terjadi bila dua individu atau kelompok mengadakan kerja sama. Konflik yang tidak berlebihan dan dikelola dengan baik akan berdampak positif; sebaliknya konflik yang berlebihan dan tidak dikelola dengan baik akan dapat merugikan penyelenggaraan proyek. Mengelola konflik dalam proyek berarti mengelola individu atau kelompok yang harus bekerja sama dalam waktu relatif pendek, dengan sasaran yang sekaligus sama dan berbeda. Dalam keadaan demikian, pimpro diharapkan memiliki antisipasi yang tajam dan menguasai cara (konsep) menghadapinya.

Salah satu yang sering menjadi sebab timbulnya konflik adalah penentuan prioritas alokasi sumber daya (tenaga ahli, peralatan, dana, dan lain-lain), terutama bagi perusahaan yang menangani multiproyek. Dalam hal demikian, pimpinan perusahaan, misalnya Kepala Divisi Proyek, perlu mengikut-sertakan para pimpro dan stafnya dalam menyusun perencanaan alokasi sumber daya yang sedang dan akan dilaksanakan.

Memelihara Komunikasi dengan StakeHolder

Salah satu sarana integrasi yang penting adalah memelihara komunikasi dengan stakeholder proyek, terutama mereka yang langsung berurusan sehari-hari dengan proyek seperti tim proyek pemilik, kontraktor, subkontraktor, rekanan, manufacturer, dan lain-lain. 

 

Umumnya pimpro harus menyediakan sebagian besar waktunya guna mengurusi komunikasi, seperti mengadakan rapat operasional proyek,menyusun dan me-review laporan, prosedur dan kebijakan, klasifikasi petunjuk dari atasan dan pendapat dari stake holder yang lain, serta di atas menjadi prasyarat terbentuknya integrasi baik yang bersifat internal maupun eksternal.

Lebih jauh, adanya komunikasi terbuka akan dapat meminimalkan terjadinya hal-hal yang berakibat negatif terhadap usaha integral seperti perbedaan persepsi, antagonisme antara pelaku atau organisasi dan sikap melawan perubahan (resistance to change).

Spesialisasi dan lntegrasi

Dari sudut lain perlunya fungsi integrasi dikemukakan oleh Lawrence dan Lorch bahwa, dengan majunya perkembangan ilmu dan teknologi dan semakin kompleksnya sistem yang dikelola, diperlukan spesialisasi yang semakin mendalam. Dengan sendirinya timbul keperluan akan koordinasi dan integrasi agar para spesialis tidak terpisahkan dan terbenam dalam "keasyikan" di bidangnya masing-masing. 

 

Dalam pengelolaan proyek yang efektif dituntut terciptanya keseimbangan antara kedua keperluan tersebut. Karena bidang fungsional (pendukung proyek) dianggap berorientasi ke spesialisasi, maka tugas pimpro adalah melakukan koordinasi dan integrasi agar dicapai keseimbangan yang diinginkan.

Interface Management

Dalam usaha memahami lebih jauh fungsi integrasi pada pengelolaan proyek, R. D. Achibald (1979) mencoba menghubungkannya dengan apa yang dikenal sebagai interface management yang didefinisi.kan sebagai berikut:

"Interface management adalah merencanakan dan mengendalikan interaksi antara berbagai unsur kegiatan dan organisasi para peserta atau stake holder pada waktu dan area tertentu".

Lebih lanjut dijelaskan bahwa interface management terdiri dari identifikasi, dokumentasi, penyusunan jadwal, komunikasi dan pengendalian interface unsur kegiatan dan organisasi peserta proyek. Dengan demikian, terlihat bahwa suatu interface management yang efektif merupakan syarat penting terciptanya proses integrasi.

Contoh Interface Management

Contoh yang jelas suatu interface management adalah yang berlangsung di zona ketika terjadi interaksi antara proyek dan organisasi peserta yang bersangkutan, yang dikenal sebagai daerah antarfase (organizational interface) .

Jenis Interface

Di samping pembagian menjadi statis dan dinamis, interface dapat pula digolongkan menjadi personil, organisasi, dan sistem.

lnterface Personil

Dalam proyek terdapat individu atau kelompok yang harus bekerja sama antara satu dengan yang lain. Hal ini selalu menimbulkan potensi untuk timbulnya persoalan karena kepentingan yang sekaligus mengandung unsur kesamaan dan perbedaan.

Interface Organisasi

Setiap unit organisasi pelaku proyek, disamping memiliki tujuan bersama, juga mempunyai tujuan sendiri. Misalnya, di samping ingin mensukseskan pelaksanaan proyek, kontraktor juga ingin mendapatkan laba.Pengelolaan interface jenis ini cukup sulit, karena para organisasi pelaku umumnya telah merumuskan tujuannya secara konkret dan memegang teguh tujuan tersebut. Contoh interface organisasi dapat dilihat dalam Gambar

lnterface Sistem

Interface sistem adalah interface yang berkaitan dengan sistem nonhuman, seperti perangkat keras, fasilitas, instalasi produk dan lain-lain yang sedang dikerjakan dalam suatu proyek.

Ini dapat terdiri dari in terface fisik yang terdapat pada komponen-komponen yang saling berhubungan (interconnecting part). Interface dengan Stake Holder Secara umum yang dimaksud dengan stake holder proyek adalah individu, kelompok atau organisasi yang :

• Aktif ikut serta dalam kegiatan proyek.
• Dalam jangka pendek atau panjang akan terkena dampak positif atau negatif dari adanya proyek.
• Memiliki kepentingan hasil proyek.

Tim pengelolaan proyek harus mengidentifikasi para stakeholder untuk mengetahui apa yang mereka harapkan, meskipun hal ini tidak mudah dilakukan karena banyaknya stake holder serta beranekaragamnya kepentingan yang dimiliki. Beberapa stakeholder yang penting adalah sebagai berikut:

• Pimpro dan tim inti proyek, yaitu individu dan kelompok yang bertanggung jawab atas pengelolaan proyek.
• Pelanggan atau pemilik, yaitu pihak yang akan memakai atau memiliki produk hasil proyek.
• Sponsor, yaitu pihak yang bertindak sebagai penyandang dana.
• Pelaksana, yaitu perusahaan yang mengerjakan kegiatan proyek, misalnya kontraktor, subkontraktor, dan konsultan.
• Organisasi atau pihak lain seperti pemerintah atau badan berwenang yang keputusannya dapat mempengaruhi proyek.
• Pemerhati lingkungan, yaitu individu atau kelompok yang akan terkena dampak proyek dalam arti positif maupun negatif

Pada Pembahasan ini dipakai istilah peserta proyek yang meliputi beberapa anggota stake holder yang langsung ikut aktif menangani penyelenggaraan proyek seperti pimpro, tim inti proyek pemilik, kontraktor, bidang fungsional yang bersangkutan, dan konsultan. Interface management amat penting artinya terutama dalam rangka mengintegrasikan kegiatan proyek yang dilakukan oleh bagian organisasi para peserta.

lnterface dengan Pemilik Proyek

Bagi pelaksana (peserta) seperti perusahaan kontraktor, interface dengan pemilik harus didasari pemikiran bahwa segala upaya (hendaknya) diusahakan untuk memenuhi keinginan pelanggan (cus tomer) . Dalam konteks ini pemilik adalah pelanggan. Pemilik mempunyai pengaruh dan peranan besar terhadap keberhasilan proses pengelolaan proyek. 

 

Seringkali dukungan kerja sama dari pemilik tergantung pada intensitas peranan dan parhsipasinya pada tahap perencanaan dan implementasi. Pada masa tersebut pelaksana harus banyak melakukan konsultasi dengan pemilik dan membicarakan serta membahas berbagai masalah yang berkaitan dengan program implementasi. Di antaranya yang terpenting adalah sebagai berikut :

• Konfirmasi lingkup kerja proyek termasuk jadwal, biaya, dan mutu.
• Organisasi proyek dan pengisian personil inti.
• Prosedur kerja dan koordinasi.
• Prosedur keuangan dan pembayaran.
• Komunikasi, termasuk frekuensi dan jenis laporan.
• Inspeksi dan testing.

Keikutsertaan dan persetujuannya mengenai masalah tersebut di atas akan mendorong tumbuhnya dukungan dan komitmen dari pemilik yang pada akhimya mempermudah proses pengelolaan implementasi proyek

Interface dengan Berbagai Bidang dan Pimpinan Intenal Perusahan

Interface antara pimpro dengan berbagai bidang dan pimpinan internal perusahaan dapat dikelompokkan sebagai berikut :

• Dengan pimpinan, yaitu kepala divisi koordinasi pelaksana proyek-proyek (korpel).
• Dengan kepala atau manajer berbagai bidang fungsional (engineering, pengadaan, personalia, hukum, dan lain-lain).
• Dengan anggota atau kelompok dalam tim inti proyek. Pimpinan memegang peranan penting yang meliputi:
• Meletakkan dasar tujuan dan sasaran proyek sesuai dengan kepentingan perusahaan secara keseluruhan.
• Menentukan prioritas alokasi sumber daya untuk perusahaan yang sedang menangani multiproyek.
• Memecahkan konflik yang mungkin timbul bilamana pimpro atau para pimpro belum dapat menyelesaikannya
• Merencanakan pengembangan karir personil proyek.

Sedangkan pimpro berkewajiban melaporkan kemajuan proyek dan kendala-kendala yang dihadapinya Interface dengan berbagai bidang fungsional merupakan salah satu tugas yang paling sulit karena pimpro tidak memiliki otoritas memerintah", sedangkan banyak sekali faktor keberhasilan proyek tergantung dari pekerjaan yang diserahkan kepada bidang-bidang tersebut. Di lain pihak, bidang-bidang fungsional seringkali mempunyai alasan yang wajar seperti berikut ini :

• Banyaknya beban pekerjaan yang sedang dihadapi sedangkan sumber daya yang dimiliki amat terbatas.
• adwal penyelesaian yang diajukan tidak realistis.
• Semua (pekerjaan) proyek minta diprioritaskan.
• Munculnya hal-hal yang tidak terduga, seperti berhentinya personil atau tenaga ahli.

Untuk menghadapi keadaan di atas, pimpro hendaknya mempunyai cadangan kontinjensi untuk mengatasi ketidaktentuan tersebut (misalnya, memakai konsultan dari luar) dan tidak berharap selalu mendapatkan tenaga ahli terbaik. Interface antara pimpro dengan anggota atau kelompok dalam tim inti umumnya tidak terlalu sulit karena mereka dimasukkan (dipindahkan) ke dalam susunan staf pimpro.

Jadi, pimpro memiliki jalur (line) otoritas terhadap mereka meskipun waktunya (periodenya) terbatas selama mereka masih diperlukan proyek. Faktor yang perlu diperhatikan pimpro dalam hal terakhir ini adalah agar diusahakan mendapatkan anggota staf inti yang betul-betul berkualitas dan siap pakai, karena tidak ada waktu lagi untuk mengadakan pelatihan.

Interface dengan Pemerintah dan Masyarakat

Telah disebutkan bahwa integrasi dan koordinasi dengan pihak luar (ekstemal) di antaranya adalah yang berkaitan dengan pemerintah dan kelompok masyarakat yang berkepentingan dengan proyek. Seperti halnya dengan para stake holder yang lain perlu diperhatikan pengelolaan interface dengan pihak-pihak tersebut, yaitu melakukan identifikasi dan analisis peranan serta aspek yang dapat dipengaruhi. Intensitas interface golongan ini umunmya tergantung pada sejumlah faktor seperti ukuran proyek, perilaku masyarakat, peraturan pemerintah, dan lain-lain.

Tingkat Manajerial Organisasi

Pelaksana Tugas dan tanggung jawab pimpro dan tim inti proyek dalam hubungannya dengan manajemen interface akan lebih mudah dirumuskan bila disadari bahwa dalam organisasi pelaksana (misalnya, kontraktor) umumnya terdapat lapisan manajerial (management level)yang masing-masing mempunyai fungsi berbeda, yang dapat digambarkan sebagai berikut:

Tingkat I: Manajemen Senior

Manajemen senior mempunyai tugas berurusan dengan masalah-masalah yang berkaitan dengan dunia luar proyek, yaitu menghubungkan (interface) masalah proyek dengan masyarakat yang lebih luas seperti pernerintah, pemilik, serta kelompok-kelompok kepentingan dalam masyarakat dan kemudian mengambil keputusan yang bersangkutan dengannya.

Tingkat II : Manajemen Madya

Manajemen madya berfungsi mengadakan koordinasi berbagai kegiatan proyek serta menjabarkan keputusan-keputusan strategis pimpinan perusahaan rnenjadi perencana operasional. Umumnya posisi pimpro termasuk dalam lapisan tingkat 11 meskipun tidak secara absolut karena kenyataan menunjukkan bahwa dalam kapasitas yang terbatas pimpro harus pula berurusan dengan pihak luar.

Tingkat III: Manajemen Teknis

Manajemen teknis berurusan dengan masalah teknis (technical I tactical matters), terutama melaksanakan kegiatan operasional proyek seperti engineering, konstruksi atau manufaktur, sampai manjadi paket deliverable. Memahami adanya tingkat manajerial pada organisasi pelaksana amat penting artinya  dalam manajemen interface, dalam arti siapa atau  lapisan manakah yang harus bertanggung jawab dan aktif melaksanakannya.

Mungkin itu saja pembahasan kita tentang Sistem Manajemen Integrasi Proyek, Pada Kesempatan berikut itu akan membahas tentang "Sistem Manajemen Lingkup Proyek" sebagai kelanjutan dari Integrasi.

Semoga Artikel ini bisa bermanfaat buat kita semua. Jika ada kesalahan dalam penulisan ini, mohon komentar dan kritikannya sehingga Tulisan dalam blog sederhana ini bisa lebih bermutu lagi.

Salam civil Engineering.