Definisi dan Prinsip Dasar Manajemen Proyek

Definisi dan Prinsip Dasar Manajemen Proyek

Definisi dan Prinsip Dasar Manajemen Proyek-Pada Kesempatan ini Kita akan Mempelajari tentang Prinsip dasar yang ada Dalam Manajemen Proyek. Namun sebelum kita bahas tentang Manajemen Proyek sebaiknya kita Definisikan Dulu Apa Sih Sebenarnya Manajemen itu ?

Definisi Manajemen

secara Umum Manajemen adalah Proses Merencanakan, mengorganisir,memimpin ( Menggerakan dan mengendalikan kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi yang telah di tentukan.

Fungsi Manajemen secara umum kita mengenalnya dengan Istilah POAC yang dalam bahasa inggrisnya yaitu PLANING, ORGANIZING,ACTUATIANG, dan CONTROLING. Maksud dari Ke empat istilah tersebut yakni :

PLANING atau Perencanaan

Apa sih yang harus direncanakan ? Yang harus direncanakan disini yaitu hal-hal yang berkaitan dengan tujuan yang ingin dicapai dengan cara Memilih dan Menentukan Langkah-langkah kegiatan akan datang yang diperlukan untuk mencapai sasran.

ORGANIZING atau Organisasi

Manajemen Organisasi disini yaitu untuk mengatur dan mengalokasikan kegiatan serta sumber daya kepada para peserta kelompok (Organisasi) agar dapat mencapai sasaran secara efisien

ACTUATING  atau Memimpin/Menggerakan/Pelaksanaan

Mengerakan disini yaitu Mengarahkan dan memperngaruhi Sumber Daya manusia dalam organisasi agar mau bekerja dengan sukarela untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

CONTROLING atau Mengendalikan

Pengendalian disini yaitu Memantau, Mengkaji, dan Bila Perlu Mengadakan Koreksi agar hasil kegiatan sesuai dengan yang telah ditntukan

Itulah sekilas tentang Defenisi dan Fungsi Manajemen secara umum. sementara yang dibahas disini yaitu tentang Manajemen Proyek, yang tentu saja memiliki defenisi yang lebih mendetail karena hanya berhubungan dengan Proyek. lantas apa yang di Maksud dengan Manajemen Proyek ?

Menurut Bukunya Imam Soerharto "Manajemen Proyek : Dari Konseptual sampai Operasional" Mengatakan bahwa ada 4 unsur Pemikiran yang tergabung dalam Manajemen Proyek, sehingga Jika ingin Mempelajari Manajemen Proyek maka ke 4 Keilmuan tersebut harus dipelajari. 

Empat keilmuan dalam Manajemen Proyek tersebut yakni :

Manajemen Klasik atau Manajemen Berdasarkan Fungsi 

Yaitu Ilmu Manajemen secara Umum dengan Fungsi POAC seperti yang telah dibahas diatas yaitu Merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan

Pendekatan Sistem atau Manajemen Yang Berorientasi pada Totalitas.

Metodologinya yang erat berhubungan dengan penyelenggaraan proyek adalah Sistem analisis, sistem engineering, dan sistem manajemen

Pendekatan berdasarkan contingency atau manajemen sesuai situasi 

Yaitu pada intinya berpendapat bahwa tidak ada satupun pendekatan manajemen terbaik yang dapat dipakai untuk mengelolah setiap macam kegiatan. atau dapat dikatakan teknik pengelolaan yang bekerja baik untuk suatu kegiatan tertentu tidak menjamin keberhasilan yang sama bagi kegiatan yang lain. karena situasinya dapat berubah setiap waktu, oleh karenanya maka pengelolaan harus pula bersifat flexible.

Disipilin Ilmu Lain

Dalam Manajemen Proyek juga mempelajari tentang Disiplin Ilmu lain seperti Arsitek, Engineering, Ilmu Sosial, Ilmu Ekonomi, dan lain sebagainya.

Itulah Ke empat Unsur yang harus dipelajari atau yang membentuk Manajemen Proyek. Dengan demikian maka Defenisi dari Manajemen Proyekpun akan berbeda atau lebih spesifik dari Manajemen secara Umum.

Defenisi Manajemen Proyek

Dalam Bukunya Ir.Abrar Husen, MT "Manajemen Proyek : Perencanaan, Penjadwalan, dan Pengendalian Proyek" Mendefiniskan :

Manajemen Proyek adalah Suatu Ilmu Pengetahuan tentang seni memimpin organisasi yang terdiri atas kegiatan Perencanaan,Pengorganisasian,pelaksanaan dan pengendalian terhadap sumber-sumber daya yang terbatas dalam usaha mencapai tujuan dan sasaran yang efektif dan efisien.

Sementara menurut H. KERZNER dalam Bukunya "Project Management for Executives '82 mendefinisikan :

Manajemen Proyek adalah Merencanakan,mengorganisir,memimpin/menggerakan, dan mengendalikan sumber daya perusahan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh Manajemen proyek menggunakan pendekatan sistem dan hierarki (arus Kegiatan) vertikal dan horizontal.

Tujuan Manajemen Proyek

Dari beberapa definisi diatas mengarahkan pada satu Tujuan yaitu Mendapatkan Metode atau cara teknis yang paling baik agar dengan sumber daya yang terbatas diperoleh hasil maksimal dalam hal Ketepatan,kecepatan,penghematan dan keselamatan kerja secara komprehensif.

Unsur-unsur Terpenting Manajemen Proyek

Dari pembahasan diaatas maka kita bisa mengambil kesimpulan bahwa Ada beberapa Unsur penting yang ada dalam manajemen proyek, yaitu :

Tujuan : Sasaran yang hendak dicapai dalam optimasi biaya,mutu,waktu, dan keselamatan kerja.
Pemimpin : Mengarahkan organisasi dalam mencapai sasaran dan tujuan.
Sumber Daya : Manusia,Modal/Biaya, Peralatan, dan Material
Kegiatan : Perencanaan, Pengorganisasian,Pelaksanaan, dan Pengendalian

Penerapan Fungsi Manajemen Proyek (POAC)

Perencanaan Proyek

Pada aspek Perencanaan ini sama seperti Manajemen Klasik yaitu mengikuti Hierarki Perencanaan ( sasaran-Objektif-Strategi-Operasional) yang membedakan yaitu Pada tahap Operasional, karena didalam Manajemen Proyek Perlu didukung oleh suatu metode Perencanaan yang dapat menyusun secara cermat urutan pelaksanaan kegiatan ataupun penggunaan sumber daya bagi kegiatan-kegiatan tersebut agar proyek dapat diselesaikan secepatnya dengan penggunaan sumber daya sehemat mungkin.

Metode yang digunakan dalam Perencanaan Manajemen Proyek yaitu :
- Analisis jaringan Kerja, Seperti Metode Jalur Kritis (CPM), Teknik Pengkajian dan Telaah Proyek (PERT), dan Metode Preseden Diagram (PDM).
- Metode Penyusunan Perkiraan Biaya Proyek, dilakukan dengan bertahap sesuai dengan keperluan dan informasi yang tersedia pada waktu yang bersangkutan, yang dikenal dengan Perkiraan Biaya Pendahuluan, Perkiraan Biaya Proyek, dan Perkiraan Biaya Definitif

Pengorganisasian dalam Proyek

Pada kegiatan ini dilakukan identifikasi dan pengelompokan jenis-jenis pekerjaan, menentukan pendelegasian wewenang dan tanggung jawab personel serta meletakkan dasar bagi hubungan masing-masing unsur organisasi. Untuk menggerakkan organisasi, pimpinan harus mampu mengarahkan organisasi dan menjalin komunikasi antar pribadi dalam hierarki organisasi. Semua itu dibangkitkan melalui ranggung jawab dan partisipassi semua pihak.

Struktur organisasi yang sesuai dengan kebutuhan proyek dan kerangka penjabaran tugas personel penanggungjawab yang jelas, sefta kemampuanpersonel yang sesuai keahliannya, akan diperoleh hasil positif bagi organisasi.

Metode yang digunakan yaitu Work Breakdown Structure (WBS) atau SRK (struktur Rincian Lingkup Kerja)

Pelaksanaan Proyek

Kegiatan ini adalah implementasi dari perencanaan yang telah ditetapkan, dengan melakukan tahapan pekerjaan yang sesungguhnya secara fisik atau nonfisik sehingga produk akhir sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan.Karena kondisi perencanaan sifatnya masih ramalan dan subyektif serta masih perlu penyempurnaan, dalam tahapan ini sering terjadi perubahan perubahan dari rencana yang telah ditetapkan.

Biasanya, pada tahapan pelaksanaan, pihak-pihak yang terlibat lebih beragam. Oleh karena itu,dibutuhkan koordinasi terpadu untuk mencapai keserasian dan keseimbangan kerja. Pada tahapan ini juga telah ditetapkan konsep pelaksanaan serta personel yang terlibat pada organisasinya,kemudian secara detail  menetapkan jadwal, program, alokasi biaya, serta alokasi sumber daya yang digunakan.

Digunakan gaya kepemimpinan yang mengarah ke partisipasi, dan dengan pengembangan Expert power dan referent power untuk menambah otoritas resmi Pimpinan Proyek

Pengendalian Proyek

Kegiatan yang dilakukan pada tahapan ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa program dan aturan kerja yang telah ditetapkan dapat dicapai dengan penyimpangan paling minimal dan hasil paling memuaskan.

Untuk itu dilakukan bentuk-bentuk kegiatan seperti berikut: 

Supervisi: Melakukan serangkaianbtindakan koordinasi pengawasan dalam batas wewenang dan tanggung jawab menurut prosedur organisasi yang telah ditetapkan, agar dalam operasional dapat dilakukan
secara bersama-sama oleh semua personel dengan kendali Pengawas.

Inspeksi: Melakukan pemeriksaan terhadap hasil pekerjaan dengan tujuan menjamin spesifikasi mutu dan produk sesuai dengan yang direncanakan.

Tindakan Koreksi: Melakukan perubahan dan perbaikan terhadap rencana yang telah ditetapkan untuk menyesuaikan dengan kondisi pelaksanaan.

Proses dalam manajemen sifatnya umum dan dapat digunakan dalam berbagai kegiatan/bidang yang membutuhkan pengelolaan yang sistematis, terarah serta mempunyai sasaran dan tujuan yang jelas. Macam dan bidang yang menggunakan ilmu manajemen adalah manajemen pemerintahan,manajemen industri, manajemen perusahaan, manajemen sumber daya,manajemen proyek, dan lain sebagainya. untuk manajemen proyek biasanya kurun waktu dibatasi oleh program-program yang sifatnya sementara dan berakhir bila sasaran dan tujuan organisasi proyek sudah tercapai. Bila membuat proyek sejenis pada waktu sesudahnya, biasanya sasaran dan tujuannya lebih inovatif dengan memodifikasi program-program sebelumnya.

Untuk sementara Pembahasan tentang Definisi dan Prinsip Dasar Manajemen Proyek dibatasi sampai disini dulu, Pembahasan Detai lainnya dapat dibaca pada Artikel-artikel lain yang berhubungan dengan Prinsip Manajemen Proyek diatas.

Semoga Bisa membantu Kita semua dalam Memahami Ruang Lingkup seputar Ilmu Manajemen Proyek. Mohon Komentarnya dan tanggapannya demi kesempurnaan pengetahuan kita tentang Manajemen Proyek Konstruksi.

Sekian. Terima kasih.