Menyusun Kurun Waktu Kegiatan Proyek

Cara Menyusun Kurun Waktu Kegiatan Proyek

Ilustrasi Menyusun Waktu Proyek

Setelah Menyusun Urutan Kegiatan Jaringan Kerja Proyek kita juga Perlu tahu bagamana Menyusun Kurun Waktu Kegiatan Proyek. Maka pada kesempatan ini kita akan membahasnya, mulai dari Rapat Perencanaan, Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dan lain sebagainya yang berhubungan dengan Kurun waktu yang perlu diperkirakan.

Setelah selesai menyusun rangkaian kegiatan menjadi jaringan kerja, maka sampai pada batas tertentu dapat dikatakan bahwa Tahap Perencanaan Proyek telah diselesaikan. Proses-proses itu adalah menganalisis lingkup kerja, memecahkan menjadi langkah urutan kegiatan untuk mencapai sasaran dan memikirkan bagaimana usaha mencapai sasaran tersebut dengan efisien, misalnya, kegiatan dilaksanakan berseri atau paralel dan lain lain.

Langkah berikutnya, memberikan unsur kurun waktu ke dalam masing-masing kegiatan. Dengan memasukkan unsur kurun waktu ke Analisis Jaringan Kerja, berarti perencanaan telah memasuki taraf yang lebih khusus/ spesifik, yaitu membuat jadwal kegiatan proyek.

Rapat Perencanaan Proyek

Ketepatan atau akurasi perkiraan kurun waktu akan banyak tergantung dari siapa yang membuat perkiraan tersebut. Misalnya, seorang pengawas pekerjaan pengelasan akan lebih akurat mengenai perkiraan waktu yang diperlukan untuk mengelas pipa dengan ukuran tertentu dibanding dengan pengawas pekerjaan lain.

Menyadari akan pentingnya faktor akurasi dalam memperkirakan waktu komponen kegiatan yang sangat tergantung pada individu, maka dalam praktek sering diadakan rapat perencanaan di antara mereka yang bertanggung jawab atas Pelaksanaan Proyek. Mereka adalah penyelia lapangan dan engineer dari bidang teknik, perencanaan, dan pengendalian.

Pada rapat ini para Penyelia dan Engineer saling memberikan masukan, sanggahanmaupun komentar perihal rencana pelaksanaan lingkup kerja yang berkaitan dengan jadwal maupun keperluan sumber daya. Rapat semacam ini sering menghasilkan angka perkiraan kurun waktu yang realistis dan lebih dari itu mendorong timbulnya sikap terikat (committed) dari para pelaksana, untuk memenuhi sasaran yang telah dibuat dan disetujui bersama.

Perkiraan Kurun Waktu Kegiatan

Yang dimaksud dengan kurun waktu kegiatan dalam Metode Jaringan Kerja adalah lama waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan dari awal sampai akhir. Kurun waktu ini lazimnya dinyatakan dengan jam, hari atau minggu.

Pada bisnis konstruksi acapkali tersedia catatan perkiraan jumlah jam orang, untuk menyelesaikan suatu macam pekerjaan. Sehingga bila telah diketahui perkiraan tersebut dan ditentukan berapa besar jumlah tenaga kerja yang akan dipakai, maka angka kurun waktti dihitung dari rumus :

Pendekatan di atas merupakan salah satu cara mernperkirakan kurun waktu kegiatan.

Faktor-faktor yang Perlu Diperhatikan

Faktor-faktor di bawah ini perlu diperhatikan dalam mernperkirakan kurun waktu kegiatan.

Ilustrasi Waktu dan Biaya

1. Angka perkiraan hendaknya bebas dari pertimbangan pengaruh kurun  waktu kegiatan yang mendahului atau yang terjadi sesudahnya.    Misalnya, kegiatan memasang pondasi tergantung dari tersedianya semen, tetapi dalam memperkirakan kurun waktu memasang pondasi jangan dimasukkan faktor kemungkinan terlambatnya penyediaan  semen.
2. Angka perkiraan kurun waktu kegiatan dihasilkan dari asumsi  bahwa sumber daya tersedia dalam jumlah yang normal.
3. Pada tahap awal analisis, angka perkiraan ini dianggap tidak ada keterbatasan jumlah sumber daya, sehingga memungkinkan kegiatan dilaksanakan dalam waktu yang bersamaan atau paralel. Sehingga penyelesaian proyek lebih cepat dibanding bila dilaksanakan secara berurutan atau berseri.
4. Gunakan hari kerja normal, jangan dipakai asumsi kerja lembur, kecuali kalau hal tersebut telah direncanakan khusus untuk proyek yang bersangkutan, sehingga diklasifikasi sebagai hal yang normal.
5. Bebas dari pertimbangan mencapai target jadwal penyelesaian proyek, karena dikhawatirkan mendorong untuk menentukan angka yang disesuaikan dengan target tersebut. Tidak memasukkan angka kontinjensi untuk hal-hal seperti adanya bencana alam (gempa bumi, banjir, badai, dan lain-lain), pemogokan, dan kebakaran.

Pengaruh Cuaca

Pengaruh cuaca merupakan salah satu persoalan yang sulit untuk diduga, dan oleh karenanya rnemerlukan perhatian yang khusus. Dikenal pendekatan berikut dalam masalah ini.

• Tidak memasukkan faktor cuaca ke dalam perkiraan waktu masing- masing kegiatan, tetapi memperhitungkan ke dalam kurun waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan. Misalnya, suatu proyek akan selesai dalam waktu 150 hari, kemudian diperhitungkan pengaruh musim atau cuaca pada waktu proyek berlangsung, seperti hujan yang menghambat pekerjaan di lapangan terbuka selama 20 hari. Maka dalam hal ini penyelesaian proyek secara keseluruhan adalah 170 hari.

• Memasukkan faktor cuaca ke dalam masing-masing kegiatan. Di sini kegiatankegiatan tersebut dikaji sejauh mana kepekaannya terhadap pengaruh cuaca selama proyek berlangsung. Misalnya, pekerjaan tanah atau penyiapan lahan terhadap hujan dan lain-lain. Hanya khusus untuk pekerjaan demikian diberi alokasi w aktu tambahan, kemudian dihitung penyelesaian proyek secara keseluruhan.

Pendekatan kedua secara potensial akan memberikan angka dengan akurasi yang lebih baik, tetapi juga memerlukan usaha yang lebih besar.

Peraturan yang Berlaku

Banyak peraturan-peraturan yang mempunyai pengaruh cukup berarti dan oleh karenanya perlu diperhitungkan, misalnya memperkirakan kurun waktu untuk memperoleh Ijin Mendirikan Bangunan. Untuk hal-hal semacam ini, hendaknya sudah diidentifikasi sejak awal dalam membuat perencanaan atau jadwal, sehingga jangan sampai sasaran penyelesaian proyek tidak tercapai oleh karenanya.

Deterministik dan Probabilistik

Total waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu proyek akan tergantung pada waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan Komponen Pekerjaan dari Proyek tersebut. Oleh karena itu, akurasi perkiraan kurun waktu penyelesaian masing-masing komponen mempunyai pengaruh langsung terhadap perkiraan penyelesaian proyek secara keseluruhan.

Dalam memperkirakan atau menentukan kurun waktu suatu kegiatan atau pekerjaan, terdapat perbedaan antara Metode CPM dan PERT. Pada CPM dipakai cara "deterministik" yaitu memakai satu angka estimasi.

Jadi, di sini kurun waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dianggap diketahui, dan nanti pada tahap berikutnya, diadakan pengkajian lebih lanjut apakah kurun waktu tersebut dapat diperpendek, misalnya dengan menambah biaya yang dikenal dengan istilah time cost trade-off.

Pada PERT, penekanan diarahkan kepada usaha mendapatkan kurun waktu yang paling baik (ke arah yang lebih akurat). Untuk maksud ini, digunakan model yang memasukkan unsur konsep probability. Oleh karena itu, PERT memberikan perkiraan "rentang" (range) yang lebih besar dengan menggunakan tiga angka estimasi untuk menyelesaikan suatu kegiatan, yaitu waktu optimistis, pesimistis, dan "paling mungkin" (most likely).

Dalam praktek, CPM umumnya dipakai pada Proyek Konstruksi dan menitikberatkan pada aspek Perencanaan dan Pengendalian Waktu dan Biaya. Sedangkan PERT banyak digunakan untuk proyek penelitian dan pengembangan yang berusaha mengestimasi unsur waktu penyelesaian yang paling baik. 

Selain adanya perbedaan seperti yang diuraikan di atas, metode CPM maupun PERT pada dasarnya memiliki persamaan dalam cara mengidentifikasi Jalur Kritis, Slack atau Float. Perhitungan memperkirakan kurun waktu kegiatan dengan metode PERT akan dibahas pada Materi Selanjutnya. Gambar dibawah ini adalah contoh jaringan kerja dengan keterangan kurun waktu dicantumkan di bawah anak panah.

Jaringan Kerja Berskala Waktu

Sering dijumpai keadaan di mana perlu menyajikan perencanaan atau jadwal yang tidak terlalu terinci, mudah diikuti, dan dimengerti, misalnya jadwal induk yang terdiri dari 50-60 kegiatan pokok bagi penyelia dan pemimpin proyek. 

Jadwal induk itu kadang-kadang disajikan dengan skala waktu ( time scaled network ) seperti pada Gambar Jaringan Kerja Berskala Waktu dibawah ini, dengan keterangan sebagai berikut :

• Anak panah Dan node terletak pada garis horisontal yang berskala waktu.
• Panjang anak panah menunjukkan kurun waktu kegiatan.
• Seringkali dibuat garis tebal untuk menunjukkan jalur kritis.
• Float atau slack ditandai dengan garis putus.
• Penggunaan float (sebelum atau sesudah kegiatan yang bersangkutan) harus ditentukan sebelum membuat penyajian.
• Perlu ditentukan terlebih dahulu apakah kegiatan bermula dari waktu mulai paling Awal (ES), waktu mulai paling akhir (LS), atau yang lain.

Gambar Jaringan Kerja Berskala Waktu adalah jaringan kerja berskala waktu dengan kurun waktu masing-masing kegiatan seperti pada Gambar sebelumnya diatas.

Demikianlah materi tentang Cara Menyusun Kurun Waktu Kegiatan Proyek ini. Jika anda menyukai Materi ini anda bisa IKUTI Updetan Materinya Melalui Facebook. Materi berikut kita akan membahas tentang Menyusun Jadwal dengan Metode Jalur Kritis

KLIK IKUTI