Identifikasi Lingkup Menjadi Komponen Proyek

Identifikasi Lingkup Menjadi Komponen Proyek

Setelah anda mempelajari Cara membuat Jaringan Kerja Manajemen Proyek, maka hal yang paling penting untuk diperhatikan yaitu Identifikasi Lingkup Proyek menjadi Komponen-koponen yang nantinya akan di masukan dalam jaringan Kerja atau Network Planing. Untuk menyusun komponen-komponen secara tepat maka Materi ini di anggap penting untuk Bahas.

Seperti telah disinggung di atas, langkah awal membuat Jaringan Kerja adalah mengkaji lingkup proyek, kemudian menguraikannya menjadi komponen-komponennya, untuk meningkatkan akurasi perkiraan kurun waktu kegiatan dan logika ketergantungan di antara kegiatan-kegiatan tersebut.

Pengkajian yang dimaksud adalah untuk mengetahui kegiatan-kegiatan apa yang merupakan bagian atau komponen dari proyek yang bisa dibedakan satu dengan yang lain.

Misalnya proyek pembuatan rumah tinggal, komponen-komponennya mudah dibedakan atas dasar penampakan fisik, seperti pondasi, lantai, dinding, atap, dan lain-lain. Dapat pula didasarkan atas tenaga atau keterampilan yang diperlukan untuk mengerjakannya, seperti pekerjaan pemipaan oleh tukang pipa, saluran listrik oleh instalator.

Identik dengan Proses Membuat Perkiraan Biaya

Tujuan memecah lingkup proyek menjadi komponen-komponennya antara lain untuk meningkatkan akurasi perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek. 

Dasar pemikiran ini identik dengan pemikiran pada proses membuat perkiraan biaya, yaitu akan diperoleh angka yang lebih akurat bila dilakukan dengan menganalisis komponen-komponennya secara lebih terinci, dibanding dengan perkiraan langsung satu Lingkup Proyek utuh tanpa memecah dan menganalisisnya terlebih dahulu.

Seperti telah diketahui bahwa dalam proses Membuat Perkiraan Biaya, metode yang efektif adalah dengan memecah lingkup proyek menjadi komponen-komponennya,kemudian diperkirakan berapa besar biaya masing-masing komponen tersebut, lalu dijumlahkan menjadi total biaya proyek.

Hasil lain dari pemecahan di atas adalah mempertajam analisis ketergantungan antar kegiatan, karena dengan semakin terincinya pemecahan, akan semakin banyak komponen-komponen kegiatan terpisahkan sehingga jumlahnya bertambah.

Dengan demikian, semakin banyak variasi hubungan ketergantungan yang terbuka, yang mungkin menghasilkan kurun waktu penyelesaian proyek yang lebih singkat,di mana hal ini disebabkan oleh adanya kegiatan-kegiatan yang dapat dikerjakan secara paralel.

Tabel dibawah ini memperlihatkan bagaimana lingkup proyek dipecah menjadi komponen-komponennya. Pemecahan tingkat pertama menjadi komponen, seperti membuat gambar desain, membeli material, membuat pondasi, pabrikasi tiang dan kerangka atap, serta mendirikan bangunan.

Pada tingkat kedua, beberapa komponen dipecah lagi menjadi lebih terperinci, yaitu menyiapkan lahan, mengecor pondasi, mendirikan tiang, memasang dinding dan lain-lain. Demikian selanjutnya sampai mencapai kerincian yang diingini, misalnya Tingkat III dan seterusnya.

Langkah berikutnya adalah memperkirakan biaya masing-masing komponen kegiatan, dan bila dijumlahkan akan diperoleh perkiraan biaya proyek membangun gedung secara keseluruhan.

Dengan memakai "analogi" yang sama, maka perkiraan total waktu penyelesaian proyek dikerjakan dengan cara memecah lingkup proyek menjadi komponen-komponennya.

Setelah dicapai kerincian yang diinginkan, maka ditentukan perkiraan kurun waktu bagi komponen-komponen tersebut dan disusun kembali menjadi jaringan kerja, dengan memperhatikan logika urutan ketergantungan.

Setelah tersusun jaringan kerja, barulah pada langkah selanjutnya dihitung total waktu penyelesaian proyek. Di sini harus berhati-hati karena total waktu.

.

Penyelesaian proyek umumnya tidak sama dengan total jumlah kurun waktu masing-masing komponen kegiatan, karena sering terjadi adanya kegiatan yang dapat dikerjakan dalam waktu yang bersamaan atau paralel.

Tingkat Perincian Komponen Proyek

Bila sampai pada persoalan seberapa jauh kerincian pemecahan lingkup proyek menjadi komponen-komponennya, maka jawabannya akan tergantung dari pertanyaan-pertanyaan berikut :

1. Berapa besar akurasi perkiraan waktu maupun urutan ketergantungan yang diinginkan dari jaringan kerja hasil penyusunan kembali lingkup proyek yang telahdipecah atau diuraikan ?

2. Apakah tujuan penggunaan jaringan kerja yang tersusun dari pemecahan lingkup proyek?

Jadi, misalnya untuk contoh di atas, perlukah lingkup proyek pembangunan gudang kerangka besi dipecah sampai Tingkat III dan seterusnya, ataukah cukup sampai Tingkat II saja.

Jawaban pertanyaan butir 1 adalah bahwa sampai saat ini tdak ada korelasi yang secara definitif menunjukkan hubungan kuantitatif antara kerincian terhadap akurasi perihal tersebut di atas. 

Hanya pada prinsipnya dapat dikatakan bahwa akan diperoleh perkiraan yang lebih akurat bila dilakukan dengan cara menganalisis komponen- komponennya secara lebih terperinci.

Meskipun demikian, pada kenyataannya setelah mengulangi beberapa kali memecah lingkup proyek dan menyusun kembali menjadi jaringan kerja, akan diperoleh kesimpulan beberapa jauh kerincian yang diperlukan.

Perincian untuk Manfaat Lain

Di samping untuk mendapatkan akurasi seperti tersebut di atas, banyak faktor lain yang menentukan sejauh mana Perincian pemecahan lingkup proyek. Hal ini terutama dilihat dari kegunaannya.

• Untuk Laporan. Pada umumnya semakin tinggi tingkatan pimpinan yang akan menerima laporan, semakin kurang terperinci laporan ( jaringan kerja ) yang disiapkan untuknya, tetapi harus bersifat menyeluruh.
• Untuk Keperluan Implementasi di Lapangan. Bagi implementasi di lapangan relatif lebih terinci, tetapi terbatas pada lingkup yang spesifik.
• Keperluan Analisis atau Pengkajian. Untuk analisis misalnya adanya float, jalur kritis, atau jadwal yang paling ekonomis, acapkali memerlukan pemecahan komponen kerja yang terinci.

Terminologi dan Kaidah Dasar Proyek

Dari uraian di atas terlihat bahwa untuk menyiapkan jaringan kerja proyek secara lengkap, dalam arti siap pakai untuk tugas tugas perencanaan, menyusun jadwal pekerjaan, dan tolok ukur pengendalian, dibutuhkan proses yang panjang dan bertingkat-tingkat.

Hal ini diawali dengan teknik membuat jaringan kerja dan diakhiri dengan meningkatkan kualitasnya dengan memasukkan faktor-faktor seperti hasil analisis biaya yang ekonomis, pemerataan penggunaan sumber daya, dan lain-lain.

Sebelum melanjutkan langkah berikutnya, yaitu menyusun urutan kegiatan berdasarkan logika ketergantungan, maka terlebih dahulu perlu mengenal terminologi dan kaidah dasar jaringan kerja.

Di antaranya yang terpenting adalah sebagai berikut :

Kegiatan-kegiatan yang merupakan komponen proyek dan hubungan ketergantungan antara satu dengan yang lain disajikandengan menggunakan tanda tanda. Dikenal dua macam jaringan kerja sebagai berikut :

1. Kegiatan pada anak panah, atau activity on arrow (AOA). Di sini kegiatan digambarkan sebagai anak panah yang menghubungkan dua lingkaran yang mewakili dua peristiwa. Ekor anak panah merupakan awal dan ujungnya sebagai akhir kegiatan. Nama dan kurun waktu kegiatan berturut-turut ditulis di atas dan di bawah anak panah, seperti pada Gambar a 
2. Kegiatan ditulis di dalam kotak atau lingkaran, yang disebut  activity on node (AON). Anak panah hanya menjelaskan hubungan ketergantungan di antara kegiatan-kegiatan, seperti pada Gambar B.

Metode CPM dan PERT termasuk dalam klasifikasi AOA sedangkan PDM adalah AON.

Kegiatan (Activity). Analisis jaringan kerja memecah lingkup proyek menjadi kegiatan-kegiatan yang merupakan komponennya. Kegiatan mempunyai sifat-sifat sebagai berikut :

• Memerlukan waktu dan sumber daya.
• Waktu mulai dan berakhir dapat diukur I diberi tanda.
• Dapat berdiri sendiri atau dikelompokkan menjadi paket kerja atau SRK (struktur rincian lingkup kerja).

Atribut kegiatan antara lain adalah kurun waktu, tanggal mulai dan akhir. Bila kegiatankegiatan tersebut dijumlahkan kembali akan menjadi lingkup proyek keseluruhan.

• Peristiwa atau Kejadian (event), dan Milestone. Adalah suatu titik waktu,di mana semua kegiatan-kegiatan sebelumnya (predecessor) sudah selesai,dan kegiatan sesudah itu (successor) dapat dimulai. Peristiwa pertama dalam jadwal proyek adalah titik awal mulainya proyek dan peristiwa akhir adalah titik di mana proyek selesai. Peristiwa tidak memerlukan kurun waktu maupun sumber daya. Peristiwa menjelaskan suatu keadaan, misalnya sesuatu kegiatan selesai atau mulai. Salah satu peristiwa (event) yang penting dinamakan tonggak kemajuan (milestone).
• Node i dan Node j Node yang berada di ekor anak panah adalah Node i, sedangkan yang di kepala adalah Node j. Tetapi Node j akan menjadi Node i untuk kegiatan berikutnya.
• Kecuali kegiatan awal, maka sebelum suatu kegiatan dapat dimulai, kegiatan terdahulu atau yang mendahuluinya harus sudah selesai. Ini merupakan aturan dasar jaringan kerja metode CPM dan PERT.
• Dummy adalah anak panah yang hanya menjelaskan hubungan ketergantungan antara dua kegiatan, tidak memerlukan sumber daya dan tidak membutuhkan waktu.
• Penyajian grafis jaringan kerja yang tidak membutuhkan skala, kecuali untuk keperluan-keperluan tertentu.

Demikianlah Materi tentang Identifikasi Lingkup Menjadi Komponen Proyek. materi lanjutanya yaitu Cara Menggambar Jaringan Kerja Proyek. Anda bisa Ikuti Updetannya melalui facebook.

KLIK IKUTI