Cara Membuat Jaringan Kerja Manajemen Proyek

Cara Membuat Jaringan Kerja Manajemen Proyek

Salam Civil Enginers semuanya, Pembahasan kita sebelumnya yaitu mengenai Perencanaan Waktu dengan Bar Chart. Sementara materi ini merupakan kelanjutan dari materi tersebut. Kita ketahui bersama bahwa dalam Manajemen Proyek yang menjadi indikator penting kesuksesan sebuah proyek jika Aspek Waktu, Biaya, dan Mutu bisa seimbang atau efiesien. 

Kelemahan pada salah satu aspek tentu berpengaruh pada aspek lain. sebagai contoh Kendala yang terjadi Pada Perencanaan Jadwal Proyek yang di tentukan pasti akan berpengaruh pada Biaya Pelaksanaan Proyek. Olehnya itu semua perlu di rencanakan secara detail dan teliti. dan salah sati Metode yang digunakan untuk Perencanaan Jadwal atau Waktu yang dengan menggunakan sistem yang bernama Jaringan Kerja atau Network Planing.

Dari segi Penyusunan Jadwal, jaringan kerja dipandang sebagai suatu langkah penyempurnaan metode bagan balok,karena dapat memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan yang belum terpecahkan oleh metode tersebut, seperti :

• Berapa lama perkiraan kurun waktu penyelesaian proyek.
• Kegiatan-kegiatan mana yang bersifat kritis dalam hubungannya dengan penyelesaian proyek.
• Apabila terjadi kelambatan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu, bagaimana pengaruhnya terhadap sasaran jadwal penyelesaian proyek secara menyeluruh.

Disamping itu, jaringan kerja berguna untuk :

• Menyusun urutan kegiatan proyek yang memiliki sejumlah besar komp onen dengan hubungan ketergantungan yang kompleks;
• Membuat perkiraan jadwal proyek yang paling ekonomis.
• Mengusahakan fluktuasi minimal penggunaan sumber daya.

Diantara berbagai versi analisis jaringan kerja yang amat luas pemakaiannya adalah Metode Jalur Kritis (Critical Path Method - CPM), Teknik Evaluasi dan Review Proyek (Project Evaluation and Review Technique - PERT), dan Metode Preseden Diagram (Preceden Diagram Method - PDM).

Jaringan kerja merupakan metode yang dianggap mampu menyuguhkan teknik dasar dalam menentukan urutan dan kurun waktu kegiatan unsur proyek, dan pada giliran selanjutnya dapat dipakai memperkirakan waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan.

Sejarah Perkembangan Metode Jaringan Kerja

Metode jaringan kerja diperkenalkan menjelang akhir dekade 1950-an, oleh suatu tim engineer dan ahli matematika dari perusahaan Du-Pont bekerja sama dengan Rand Corporation, dalam usaha mengembangkan suatu sistem kontrol manajemen.

Sistem ini dimaksudkan untuk Merencanakan dan Mengendalikan sejumlah besar kegiatan yang memiliki hubungan ketergantungan yang kompleks dalam masalah desain-engineering, konstruksi, dan pemeliharaan. Usaha-usaha ditekankan untuk mencari metode yang dapat meminimalkan biaya, dalam hubungannya dengan kurun waktu penyelesaian suatu kegiatan.

Sistem tersebut kemudian dikenal sebagai Metode Jalur Kritis, ( Critical Path Method-CPM) . Pada waktu yang hampir bersamaan, secara terpisah dinas angkatan laut Amerika Serikat mengembangkan pula Sistem Kontrol Manajemen dalam rangka mengelola proyek pembuatan peluru kendali Polaris. Proyek ini melibatkan ribuan konsultan desain-engineering,subkontraktor, supplier, dan berbagai jawatan pemerintah dan sosial.

Sistem kontrol tersebut yang dinamakan Teknik Evaluasi dan Review Proyek ( Project Evaluation and Review Technique-PERT ), telah berhasil sebagai sarana koordinasi dan Mempercepat Penyelesaian Jadwal Proyek lebih dari dua tahun. Meskipun kedua sistem di atas dikembangkan secara terpisah oleh pelaku-pelaku yang berlainan, tetapi hasilnya memiliki banyak kesamaan.

Keduanya memakai teknik penyajian secara grafis dengan memakai diagram anak panah, lingkaran serta kaidah-kaidah dasar logika ketergantungan dalam menyusun urutan kegiatan. Perbedaan yang subtansial terletak dalam memperkirakan kurun waktu kegiatan.

PERT memakai tiga angka estimasi bagi setiap kegiatan, yaitu Optimistik, Pesimistik, dan Paling Mungkin. Dengan memberikan rentang waktu ini, metode PERT bermaksud menampung adanya unsur-unsur yang belum pasti, kemudian menganalisis kemungkinan-kemungkinan sejauh mana proyek menyimpang atau memenuhi sasaran jadwal penyelesaian.

Oleh karena itu, PERT banyak digunakan dalam bidang penelitian dan pengembangan, yang seringkali memiliki unsur waktu ( periode ) dari masing-masing kegiatan yang belum menentu. Sebaliknya, CPM menggunakan satu angka estimasi dan dalam praktek lebih banyak dipergunakan oleh kalangan industri atau proyek-proyek engineering konstruksi.

Adapun konsep dasar PDM diperkenalkan oleh J.W. Fondahl dari Universitas Stanford USA pada awal dekade 1960-an. Kemudian dikembangkan lebih lanjut oleh perusahaan IBM dalam rangka penggunaan komputer untuk memproses hitungan-hitungan yang berkaitan dengan metode PDM.

Bila CPM dan PERT digambarkan sebagai kegiatan pada anak panah atau Activity on Arrow (AOA), maka PDM adalah kegiatan pada node atau Activity on Node (AON). Metode PDM menghasilkan jaringan kerja yang relatif sederhana dibanding CPM atau PERT, terutama untuk kegiatan yang oleh karena satu dan lain hal perlu dipecah-pecah menjadi sub kegiatan.

Penggunaan Komputer

Dalam perkembangan selanjutnya, kemajuan pesat di bidang perangkat komputer, telah meningkatkan kegunaan dan Daya Guna Metode Jaringan Kerja, yang pada dasamya memang memerlukan dukungan suatu perangkat yang mampu memproses data dan melakukan perhitungan-perhitungan dalam jumlah besar, cepat, dan akurat.

Dengan demikian, Teknik dan Metode Jaringan Kerja dapat dikembangkan sedemikian jauh sehingga sesuai untuk merencanakan, menyusun jadwal, dan mengendalikan suatu proyek yang kompleks, berukuran kecil, sedang maupun besar dengan ribuan kegiatan. lni berarti secara potensial akan menambah efektivitas penyelenggaraan proyek.

Jaringan kerja dan Metologi Manajemen Proyek

Proses menyusun jaringan kerja oleh beberapa kepustakaan ( literature ) sering diasosiasikan dengan Metodologi Manajemen Proyek, terutama dalam aspek perencanaan dan pengendalian. Pendapat ini disebabkan karena luasnya jangkauan dalam proses menyusun jaringan kerja, yaitu :

• Mengkaji dan mengidentifikasi kegiatan-kegiatan lingkup proyek
• Menguraikan menjadi komponen-komponen 
• Menyusun kembali menjadi urutan yang didasarkan atas logika ketergantungan

Sehingga semua ini memerlukan pengetahuan akan seluk beluk lingkup proyek yang sedang dihadapi.

Demikian pula halnya dengan penyediaan sumber daya untuk melaksanakan setiap kegiatan serta prioritas mengalokasikannya. Proses menyusun jaringan kerja ini sering harus dilakukan berulang-ulang sebelum sampai pada suatu perencanaan atau jadwal yang dianggap cukup realistis.

Pada proses di atas yang dilakukan dengan pendekatan sistematis dan pemikiran yang analitis, maka pelaksana dan pimpinan proyek mendapatkan gambaran dan pengertian yang lebih jelas dan mendalam, tentang persoalan-persoalan mengelola proyek yang akan dihadapi dan oleh karenanya sering membuahkan keputusan-keputusan yang realistis.

Dalam pada itu, suatu jaringan kerja yang tersusun dengan benar akan memberikan gambaran dari suatu proyek, yang pada giliran selanjutnya merupakan sarana komunikasi yang efektif bagi semua pihak yang berkaitan dengan penyelenggaraan proyek. Di sinilah letak hasil tidak langsung tetapi amat penting dari penggunaan jaringan kerja sebagai metodologi manajemen proyek.

Management By Exception

Metode jaringan kerja memungkinkan aplikasi konsep management by exception, karena metode tersebut dengan jelas mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang bersifat kritis bagi proyek, terutama dalam aspek jadwal dan perencanaan. Umumnya kegiatan kritis tidak lebih dari 20 persen total kegiatan proyek, dan dengan telah diketahuinya bagian ini maka pengelola dapat memberikan prioritas perhatian.

Sistematika Lengkap Jaringan Kerja

Sistematika lengkap dari proses menyusunjaringan kerja adalah sebagai berikut:

Langkah Pertama

Mengkaji dan mengidentifikasi lingkup proyek, menguraikan atau memecahkannya menj adi kegiatan-kegiatan atau kelompok kegiatan yang merupakan komponen proyek.

Langkah Kedua

Menyusun kembali komponen-komponentersebut pada butir 1, menjadi mata rantai dengan urutan yang sesuai dengan logika ketergantungan. Urutan ini dapat berbentuk seri dan/atau paralel.

Langkah Ketiga

Memberikan perkiraan kurun waktu bagi masing-masing kegiatan yang dihasilkan dari penguraian lingkup proyek, seperti tersebut pada langkah pertama. Terdapat perbedaan pokok dalam memperkirakan kurun waktu kegiatan antara CPM dengan PERT. Yang pertama menggunakan angka perkiraan tunggal atau deterministik sedangkan yang kedua memakai tiga angka perkiraan atau probabilistik.

Langkah Keempat

Mengidentifikasi jalur kritis ( critical path ) dan float pada jaringan kerja. Jalur kritis ialah jalur yang terdiri dari rangkaian kegiatan dalam lingkup proyek, yang bila terlambat akan menyebabkan keterlambatan proyek secara keseluruhan. 

Kegiatan yang berada :

• Identifikasi lingkup proyek danmenguraikannya menjadi komponen-komponen kegiatan.
• Menyusun komponen-komponen kegi atan sesuai urutan logika ketergantungan menjadi jaringan kerja.
• Memberikan perkiraan kurun waktu masing-masing kegiatan.
• Identifikasi jalur kritis, float dan krun waktu proyek.
• Meningkatkan daya guna dan hasil guna pemakaian sumber daya.

Pada jalur ini dinamakan kegiatan kritis.Sedangkan float adalah "tenggang waktu" suatu kegiatan tertentu yang nonkritis dari proyek.

Langkah Kelima

Bila semua langkah-langkah di atas telah diselesaikan, dilanjutkan dengan usaha-usaha meningkatkan daya guna dan hasil guna pemakaian sumber daya, yang meliputi kegiatan sebagai berikut :

1. Menentukan jadwal yang paling ekonomis.
2. Meminimalkan fluktuasi pemakaian sumber daya.

Butiran ditujukan untuk memilih berbagai alternatif jadwal dilihat dari segi biaya. Sedangkan butir 2 berusaha meningkatkan efisiensi pengelolaan proyek, dengan jalan sejauh mungkin mencegah terjadinya naik-turun yang terlalu tajam dalam waktu yang relatif singkat terhadap keperluan sumber daya, misalnya keperluan tenaga kerja.

Jaringan Kerja dan Kegiatan Pengendalian.

Setelah tersusun rencana dan jadwal proyek yang cukup realistis, kemudian dapat dipakai di antaranya sebagai tolok ukur atau alat pembanding dalam kegiatan pengendalian pada tahap implementasi fisik, yaitu dengan memperbandingkan antara perencanaan atau jadwal dengan hasil pelaksanaan nyata dilapangan.

Ringkasan Sistematika

Diatas telah disampaikan ringkasan sistematika menyusun jaringan kerja secara lengkap dalam kaitannya dengan metodologi manajemen proyek. sementara Pembahasan secara spesifik tentang Jaringan kerja akan dibahas pada Materi yang lain.

Jika anda Menyukai Materi Cara membuat Jaringan Kerja Manajemen Proyek ini,  anda bisa mengikuti Updetan Informasi selanjutnya melalui Facebook.  Materi berikut yaitu Identifikasi Lingkup Proyek Menjadi Komponen

KLIK IKUTI