Unsur dan Sifat Sistem dalam Proyek

Unsur dan Sifat Sistem dalam Proyek

Pada kesempatan ini kita akan membahas tentang Unsur dan Sifat Sistem dalam Suatu Proyek. Materi ini berhubungan dengan Materi sebelumnya yaitu Konsep Sistem Manajemen Integrasi proyek.

Sebelumnya telah disebutkan bahwa komponen-komponen sistem yang berupa unsur atau subsistem terkait satu dengan yang lain dalam suatu rangkaian yang membentuk sistem.

Fungsi dan efektivitas sistem dalam usaha mencapai tujuannya tergantung dari ketepatan susunan rangkaian atau struktur terhadap tujuan yang telah ditentukan. Beberapa sifat yang melekat pada sistem dan masing-masing komponennya, demikian pula hubungan antara satu dengan yang lain adalah sebagai berikut:

Bersifat Dinamis

Sistem menunjukkan sifat yang dinamis, dengan perilaku tertentu. Perilaku sistem umumnya dapat diamati pada caranya mengkonversikan masukan (input) menjadi hasil ( output).

Sistem Terpadu Lebih Besar dari pada Jumlah Komponen-komponennya

Bila elemen-elemen atau bagian-bagian tersebut tersusun atau terorganisir secara benar, maka akan terjalin satu sistem terpadu yang lebih besar daripada jumlah bagianbagiannya. Sebagai contoh adalah pesawat terbang. Bila mesin, badan, sayap, ekor, dan roda tersusun dan terjalin secara benar menjadi satu pesawat (satu sistem) yang siap terbang, maka pesawat ini memiliki arti yang lebih besar daripada jumlah komponen-komponennya sebelum disusun atau dirakit.

Mempunyai Arti yang Berbeda

Satu sistem yang sama mungkin dipandang atau diartikan berbeda, tergantung siapa yang mengamatinya dan untuk kepentingan apa. Seperti contoh di atas, pesawat tidak dapat terbang, setelah diperiksa inspektor terungkap di bagian mesin ada sesuatu yang tidak benar.

Di bengkel mesin, diketahui penyebab ketidakberesan itu, yaitu bahwa mutu minyak pelumasnya di bawah standar. Pada contoh kasus di atas, inspektor berpandangan pesawat terbang sebagai keseluruhan merupakan satu sistem. Sedangkan di bengkel, mekanik berpandangan mesin saja sudah merupakan satu sistem. Bila perusahaan pemilik pesawat mengajukan perkara ke pengadilan, maka sistem di sini akan termasuk penjual dan mungkin juga pabrik penghasil minyak pelumas yang bersangkutan.

Mempunyai Sasaran yang Jelas

Salah satu tanda keberadaan sistem adalah adanya tujuan atau sasaran yang jelas. Umumnya identifikasi tujuan merupakan langkah awal untuk mengetahui perilaku suatu sistem dan bagian-bagiannya.

Mempunyai Keterbatasan

Sistem mempunyai keterbatasan yang disebabkan oleh faktor luar dan faktor dalam. Faktor luar berupa hambatan dari lingkungan, sedangkan faktor dari dalam adalah keterbatasan sumber daya.

Gambar a

Gambar b

Siklus dan Proses Sistem

Aspek penting dari pendekatan sistem terletak pada siklus sistem dan prosesnya, yaitu perubahan teratur yang mengikuti pola dasar tertentu dan terjadi selama sistem masih aktif.

Sistem yang aktif akan bergerak seiring dengan berjalannya waktu. Seperti terlihat pada peristiwa alam, pola dasar dimulai dari lahir, kemudian tumbuh dan berkembang, mencapai prestasi puncak, menurun, dan akhimya berhenti tidak berfungsi lagi.

Semua produk atau fasilitas yang merupakan sistem buatan manusia juga mengikuti siklus dan proses seperti sistem ciptaan alam di atas. Dengan titik tolak pandangan demikian, maka dapat diantisipasi tahap-tahap yang akan dilalui dan langkah-langkah yang diperlukan untuk mengelola sistem dan semua tahap dengan sebaik-baiknya. Sebagai contoh, sistem buatan manusia adalah sistem produk (pesawat terbang) yang siklus dan proses sistemnya seperti pada Gambar a dan untuk sistem berbentuk pabrik dan fasilitas produksi yang lain terdapat pada Gambar b.

Penahapan dalam Siklus Sistem

Proses mewujudkan sistem untuk keperluan operasi atau produksi sampai siklus sistem berhenti berfungsi dikelompokkan menjadi beberapa tahap yang dibedakan atas jenis kegiatan yang dominan. Dalam hal ini terdapat beberapa sistematika pembagian tahap serta terminologi yang dipakai, seperti terlihat pada Gambar a dan b.

Tahap desain dan pengembangan yang terdapat pada Gambar a adalah identik dengan tahap PP I Definisi yang dibicarakan pada materi sebelumnya Tahapan Siklus menurut PMI. Jadi, menurut sudut pandang sistem, setiap sistem baik sistem produk, instalasi produksi atau manufaktur, atau yang lain, mempunyai masa siklus dan tahapan-tahapan tertentu. 

Bila hal tersebut tidak sepenuhnya dipahami maka akan mengarah kepada pengambilan keputusan yang tidak tepat, seperti tetap memproduksi produk yang sudah ketinggalan jaman, mempertahankan peralatan yang sudah usang teknologinya, menggunakan sistem pengelolaan yang sudah tidak cocok, dan lain-lain, yang kesemuanya dalam jangka panjang akan merugikan perusahaan.

Siklus Sistem dan Siklus Biaya

Dalam rangka mewujudkan gagasanbmenjadi kenyataan fisik, maka perlu penilaianbmenyeluruh terhadap sistem yang bersangkutan. Yang dinilai adalah karakteristik teknis sistem yang dijabarkan sebagai parameter, spesifikasi, dan kriteria terhadap biaya yang diperlukan. Karakteristik sistem yang dihasilkan dari gabungan parameter teknis, seperti ukuran-ukuran dimensi, berat, kapasitas, prestasi, kecepatan, kualitas, keandalan, dan lain-lain yang pada gilirannya akan menentukan efektivitas teknis sistem.

Sisi lain yang perlu dikaji dan dipertimbangkan adalah biaya yang berkaitan dengan mewujudkan sistem tersebut, ditambah biaya untuk mendukung operasi atau produksi dan pemeliharaan. Biaya ini disebut siklus biaya (life cycle cost), mencakup semua biaya yang diperlukan selama periode siklus sistem (system life cycle), yaitu dari penelitian dan pengembangan, desainengineering, manufaktur dan konstruksi, sampai pada operasi atau produksi atau utilisasi dan pemeliharaan. Jadi, di sini berarti perhatian terhadap biaya haruslah integral, dan harus dihindari, misalnya, suatu sistem biaya akuisisinya rendah tetapi biaya operasi atau pemeliharaannya tinggi sehingga biaya total siklus sistem akan berjumlah tinggi. 

Siklus Sistem dan Siklus Biaya

Agar dapat memperkirakan dan menganalisis secara sistematis, biaya tersebut dikelompokkan menjadi biaya untuk mewujudkan sistem secara fisik /biaya proyek atau biaya akuisisi dan biaya yang berkaitan dengan operasi atau produksi dan pemeliharaan. Memperkirakan dan menganalisis kelompok biaya kedua lebih sulit dibanding kelompok pertama, hal ini disebabkan lamanya kurun waktu periode yang bersangkutan.

Kembali pada masalah mewujudkan sistem dan hubungannya dengan biaya selama siklus sistem, maka yang harus diusahakan adalah tercapainya keseimbangan optimal antara biaya yang diperlukan dengan sistem yang hendak diwujudkan untuk mencapai tujuan usaha. Ini berarti harus dilakukan analisis efektivitas sistem terhadap siklus biaya dan diadakan penyesuaian-penyesuaian sampai tercapai keseimbangan optimal antara biaya yang diperlukan, keterbatasan biaya, dan efektivitas sistem yang dapat dicapai.

Tentu saja setiap situasi akan melahirkan keseirnbangan optimal yang berbeda-beda tergantung dari gabungan parameter yang dikehendaki dan tersedianya biaya, atau sebaliknya. Keseimbangan antara siklus biaya sistem dan parameter sistem seperti pada gambar diatas.

Demikianlah Materi tentang Unsur dan Sifat Sistem dalam proyek ini, Semoga Bermanfaat. Jika anda menyukai Materi ini, anda bis amengikuti Materi berikutnya yaitu tentang Aplikasi Konsep sistem dalam proyek

Klik Follow Untuk Updetan Info berikutnya.