Teknik Perencanaan Operasioanal Proyek

Teknik Perencanaan Operasioanal Proyek

Terima kasih Para Civil Enginers semuanya yang masih setia membaca Materi-materi di Blog Kampus sipil ini. semoga kita semua bisa lebih memahami Ilmu Teknik Sipil agar bisa memberikan solusi bagi masyarakat dan Bangsa. Materi kali ini masih seputar Perencanaan. Sebelumnya Kita telah membahas tentang Perencanaan Strategis dalam Proyek Konstruksi, Maka pada kesempatan ini akan dilanjutkan dengan Materi Teknik Perencanaan Operasional Proyek.

Seperti telah diutarakan sebelumnya, Perencanaan Operasional adalah perencanaan terinci yang dimaksudkan untuk menjabarkan segala sesuatu yang telah digariskan dalam perencanaan strategis. Dilihat dari tahap dan kegunaannya, perencanaan operasional dapat dibedakan menjadi perencanaan dasar dan perencanaan untuk pengendalian ( Performance Measurement Baseline-PMB) :

Perencanaan Dasar Proyek

Segera setelah kegiatan proyek dimulai, dipersiapkan perencanaan dasar seperti Perkiraan Biaya, Jadwal dan Penetapan Standar Mutu, organisasi pelaksana serta pengisian personil, demikian pula urutan langkah pelaksanaan pekerjaan.

Perencanaan tahap ini dimaksudkan untuk meletakkan dasar-dasar berpijak bagi sua tu penyelenggaraan proyek sesuai dengan tersedianya informasi dan data pada waktu itu.

Jadi, perencanaan dasar merupakan program pelaksanaan (action plan) untuk mencapai sasaran. Misalnya, pada tahap implementasi fisik, program ini dikenal sebagai "Rencana Implementasi Proyek" (RIP).

Perencanaan untuk Pengendalian

Pada tahap selanjutnya, bila data-data dan informasi lebih banyak tersedia dan terkumpul, maka disusun perencanaan yang lebih terinci dan lebih tebal akurasinya.

Perencanaan ini digunakan manajemen sebagai alat pengendaian (performance measurement baseline). Contohnya adalah anggaran biaya definitif (ABO) atau control budget, yang dipakai sebagai tolok ukur pengendalian biaya proyek.

Checklist Perencanaan Operasional

Pertanyaan di bawah ini amat berguna sebagai checklist suatu perencanaan operasional.

Kegiatan apa yang akan dilakukan ?

Ini berarti harus ada perencanaan mengenai lingkup proyek yang diuraikan sampai menjadi paket kerja dengan cara menyusun SRK.

Bagaimana kegiatan harus dilakukan ?

Prosedur serta berbagai petunjuk pelaksanaan suatu kegiatan perlu disiapkan untuk maksud ini.

Siapa yang akan melakukan kegiatan ?

Harus tersusun organisasi serta pengisian personil yang masing-masing mengerti tugas dan tanggung jawabnya.

Kapan kegiatan dikerjakan ?

Ini berarti melakukan identifikasi urutan serta prioritas masing-masing kegiatan.

Di mana kegiatan dilaksanakan ?

Di sini diperlukan penjelasan di mana berlangsungnya kegiatan yang akan dilakukan.

Suatu perencanaan operasional yang lengkap ditandai oleh kesiapan menjawab pertanyaan di atas dengan memuaskan.

Unsur-unsur Perencanaan Operasional Proyek

Dengan mengacu pada area ilmu manajemen proyek PM-BOK yang  perencanaan operasional proyek terdiri dari :

1. Perencanaan lingkup.
2. Perencanaan mutu.
3. Perencanaan waktu dan penyusunan jadwal.
4. Perencanaan biaya.
5. Perencanaan sumber daya manusia.
6. Program pengelolaan risiko.
7. Perencanaan kontrak dan pembelian.
8. Perencanaan komunikasi.

Unsur-unsur perencanaan di atas mempunyai keterkaitan satu dengan yang lain, dalam arti yang satu memberikan masukan kepada yang lain seperti terlihat pada Gambar Dibawah ini. 

Unsur Unsur Perencanaan Proyek

Berikut adalah penjelasan secara detail dari gambar Unsur - unsur perencanaan proyek diatas.

Perencanaan Lingkup Proyek

Perencanaan lingkup proyek adalah proses memberikan deskripsi gambaran perwujudan proyek dan batas-batasnya secara tertulis. Sebagai contoh, untuk proyek E-MK, perencanaan lingkup proyek dihasilkan dari Suatu Studi Kelayakan terutama mengenai aspek teknis dan finansial (manfaat dan biaya).

Perencanaan lingkup proyek mendapatkan masukan dari Perencanaan Mutu, Biaya dan Jadwal, agar diperoleh altematif lingkup yang terbaik dengan mengingat hambatan-hambatan yang ada.

Setelah lingkup disetujui, sebagai output dikeluarkan suatu "works statement" dan daftar "deliverable" yang selanjutnya diikuti oleh pembuatan perkiraan sumber daya berupa material, peralatan, dan tenaga kerja untuk mewujudkan lingkup di atas.

Perencanaan Mutu

Perencanaan mutu proyek adalah proses penentuan standar dan kriteria mutu yang akan dipakai oleh proyek, serta usaha untuk dapat memenuhinya. Parameter standar dan kriteria menjadi masukan penting pada waktu menentukan Definisi Lingkup Proyek.

Ketentuan standar mutu akan besar pengaruhnya terhadap biaya proyek terutama pada waktu desain-engineering, seleksi peralatan, dan material. Oleh karena itu, perlu ada kebijakan mutu (quality policy) dari pihak pimpinan pemilik maupun kontraktor uptuk dipakai sebagai pegangan pelaksanaan.

Output dari perencanaan mutu adalah dokumen yang memuat kebijakan dan prosedur yang menyeluruh tentang masalah QA/QC.

Perencanaan Waktu

Perencanaan waktu atau jadwal proyek meliputi langkah-langkah yang bertujuan agar proyek dapat diselesaikan sesuai dengan sasaran waktu yang ditetapkan. Perencanaan waktu memberikan masukan kepada Perencanaan Sumber Daya agar sumber daya tersebut siap pada waktu diperlukan.

Perencanaan tersebut terdiri dari penentuan definisi komponen kegiatan, urutan pelaksanaan komponen kegiatan, dan perkiraan kurun waktu yang cliperlukan untuk menyelesaikan masingmasing komponen kegiatan. Hasil langkah-langkah tersebut kemudian dianalisis dengan berbagai metode dan teknik untuk menyusun jadwal proyek.

Perencanaan Biaya

Perencanaan (perkiraan) biaya terdiri dari serangkaian langkah untuk memperkirakan besar biaya dari sumber daya yang diperlukan oleh proyek.

Langkah tersebut termasuk mempertimbangkan sebagai alternatif yang mungkin dapat menghasilkan biaya yang paling ekonomis bagi kinerja atau material yang sebanding. Jadi, Perencanaan Biaya baru dapat diselesaikan bila telah tersedia perencanaan keperluan sumber daya.

Faktor risiko besar pengaruhnya terhadap Perencanaan Biaya, yang mengharuskan disediakan sejumlah kontinjensi dan asuransi Biaya perkiraan biaya dikaitkan dengan unsur jadwal pemakaiannya, maka akan tersusun anggaran biaya proyek (time phased budget).

Dengan telah merinci jadwal pemakaian dan jumlah alokasi yang bersangkutan, anggaran biaya ini akan menjadi sarana bagi pengendalian kemajuan atau progres kegiatan proyek.

Output dari Perkiraan Biaya Proyek adalah anggaran biaya, yang sesuai dengan tahap keperluan dan waktunya dapat berupa dokumen anggaran biaya proyek (ABP) atau anggaran biaya definitif (ABD).

Perencanaan Sumber Daya

Perencanaan sumber daya proyek dapat dikelompokkan menjadi dua golongan, yaitu perencanaan sumber daya non manusia dan sumber daya manusia (SDM).

Perencanaan sumber daya non manusia.
Perencanaan sumber daya nonmanusia meliputi Pengadaan Material, Peralatan yang akan menjadi bagian permanen proyek serta Peralatan Konstruksi (crane, truck, dan lain-lain) yang diperlukan untuk membangun proyek tetapi tidak menjadi permanen.

Perencanaan sumber daya non manusia secara menyeluruh dapat diartikan sebagai pengkajian dan identifikasi kebutuhan proyek akan sumber daya nonmanusia, serta bagaimana, kapan, berapa banyak, dan dari mana memperolehnya.

Hasil utama perencanaan di atas adalah lembaran yang membuat deskripsi kebijakan, daftar material, dan peralatan utama serta jadwal pengadaannya.

Perencanaan sumber daya manusia.
Adapun perencanaan sumber daya manusia meliputi Rancangan Organisasi, Pengisian Personil untuk Kantor Pusat, Mobilisasi dan Pelatihan Tenaga Kerja untuk lapangan. Perencanaan organisasi terdiri dari penyusunan struktur organisasi, termasuk membuat uraian tugas posisi kunci, tanggung jawab, serta jalur komunikasi dan pelaporan.

Karena proyek umumnya mengikut sertakan organisasi dari luar organisasi pemilik (kontraktor, konsultan, dan lain-lain), penyusunan jalur komunikasi dan pelaporan harus mempertimbangkan hal-hal tersebut. Misalnya, tingkat mana harus melapor kepada siapa.

Dalam merencanakan struktur organisasi, berbagai aspek harus dikaji (seperti besar lingkup, lokasi, tingkat kompleksitas kesulitan, dan lainlain) sebelum sampai pada kesimpulan menentukan bentuk struktur (OPM, OPF, atau OPMi) yang dianggap paling sesuai.

Perencanaan pengisian personil (staffing plan) meliputi kegiatan Pengadaan Sumber Daya Manusia sesuai clengan kebutuhan proyek, dalam arti jumlah, kualitas dan jadwalnya.

Perencanaan atau Program Pengelolaan Risiko

Karena proyek selalu menghadapi berbagai risiko yang dapat berdampak besar terhadap pencapaian sasaran, maka pengelola proyek perlu memiliki Perencanaan atau Program Pengelolaan Risiko, terutama dalam/ masalah tanggapan (response) terhadapnya Setelah mengidentifikasi dan mengkuantifikasi jenis, frekuensi dan bobot risiko, langkah berikutnya adalah merencanakan tindakan-tindakan untuk memperkecil dampak negatif, misalnya menyediakan kontinjensi atau menutup asuransi.

Perencanaan tanggapan terhadap risiko memberikan masukan kepada perkiraan biaya dan mungkin juga jadwal. Output program pengelolaan risiko adalah dokumen berupa Project Risk Management Plan.

Perencanaan Kontrak dan Pembelian

Perencanaan kontrak dan pembelian adalah proses Penyusunan Kebijakan Kontrak dan pembelian, kemudian identifikasi, dan pendokumentasian berbagai material, peralatan, dan tenaga kerja keperluan proyek (misalnya, kontraktor) dengan cara kontrak atau pembelian.

Output dari langkah ini adalah dokumen kebijakan perihal kontrak dan pembelian serta daftar material dan peralatan yang akan diadakan.

Perencanaan Komunikasi

Perencanaan komunikasi meliputi penentuan dan pemilihan jenis informasi dan sarana komunikasi yang diperlukan proyek serta kapan dan berapa banyak frekuensinya.

Informasi sebagai bagian dari komunikasi dapat berupa lisan (rapat) dan tertulis (laporan). Sarana lain komunikasi adalah Sistem Informasi Manajemen Proyek (SIMP). Sarana ini besar peranannya dalam proses pengendalian kegiatan proyek.

Output Perencanaan Komunikasi adalah dokumen project communication plan yang antara lain memuat keperluan perangkat yang diperlukan seperti SIMP, tata cara komunikasi yang akan digunakan (laporan, rapat) serta frekuensi dan distribusinya.

Overall Project Plan

Overal project plan adalah dokumen yang berisi program dengan unsur-unsur perencanaan yang disebutkan pada butir-butir di atas dalam bentuk terkonsolidasi.

Demikianlah sekilas tentang Teknik Perencanaan Opersional Proyek. Jika anda menyukai Materi ini bisa Ikuti Updetan Materinya melalui Facebook. Materi selanjutnya yaitu Teknik dan Metode Perencanaan Proyek. Semoga bermanfaat dan dapat menambah pengetahuan kita semua.

Jangan Lupa KLIK Like, Share, dan FOLLOW