Teknik Evaluasi dan Review Proyek ( PERT )

Teknik Evaluasi dan Review Proyek ( PERT )

Manajemen Proyek : PERT

Pada pertemuan sebelumnya kita telah membahas tentang Membuat Jadwal Proyek Menggunakan Metode CPM Mulai dari Menyusun urutan Kegiatan Network Planing, Cara Menggambar Network Planing, Cara Menghitung Jalur Kritis dan Float, sampai dengan Analisis tingkat kekritisan suatu Jalur CPM.     Dan kita ketahui bersama bahwa Selain Metode CPM ada juga Metode-metode yang lain yang bisa kita gunakan untuk Membuat Jadwal Proyek. salah satunya yang akan kita bahas saat ini, yaitu Metode Teknik Evaluasi dan Review Proyek atau PERT.

Sebelumnya disebutkan bahwa dalam upaya meningkatkan kualitas perencanaan dan pengendalian proyek telah ditemukan metode selain CPM, suatu metode yang dikenal sebagai PERT.

Bila CPM memperkirakan waktu Komponen Kegiatan Proyek dengan pendekatan deterministik satu angka yang mencerminkan adanya kepastian, maka PERT direkayasa untuk menghadapi situasi dengan kadar ketidakpastian (uncertainty) yang tinggi pada aspek kurun waktu kegiatan. 

Situasi ini, misalnya dijumpai pada proyek penelitian dan pengembangan sampai menjadi produk yang sama sekali baru.

PERT memakai pendekatan yang menganggap bahwa kurun waktu kegiatan tergantung pada banyak faktor dan variasi,sehingga lebih baik perkiraan diberi rentang (range), yaitu dengan memakai tiga angka estimasi. 

PERT juga memperkenalkan parameter lain yang mencoba "mengukur" ketidakpastian tersebut secara kuantitatif seperti "deviasi standar" dan varians.

Dengan demikian, metode ini memiliki cara yang spesifik untuk menghadapi hal tersebut yang memang hampir selalu terjadi pada kenyataannya dan mengakomodasinya dalam berbagai bentuk perhitungan.

Orientasi ke Peristiwa

PERT mula-mula diperkenalkan dalam rangka merencanakan dan mengendalikan proyek besar dan kompleks, yaitu pembuatan peluru kendali polaris yang dapat diluncurkan dari kapal selam di bawah permukaan air.

Proyek tersebut melibatkan beberapa ribu kontraktor dan rekanan di mana Pemilik Proyek berkeinginan mengetahui apakah peristiwaperistiwa yang memiliki arti penting dalam penyelenggaraan proyek, seperti Milestone dapat dicapai oleh mereka, atau bila tidak, seberapa jauh menyimpangnya.

Hal ini menunjukkan PERT lebih berorientasi ke terjadinya peristiwa (event oriented) sedangkan CPM condong ke orientasi kegiatan (activity oriented).

Pada Gambar dibawah ini dijelaskan tentang proses pekerjaan mengecor pondasi. Di sini metode PERT yang berorientasi ke terjadinya peristiwa, ingin mendapatkan penjelasan kapan peristiwa mengecor pondasi dimulai E (i) dan kapan peristiwa mengecor pondasi selesai E (j).

Sedangkan CPM menekankan keterangan perihal pelaksanaan kegiatan mengecor pondasi dan berapa lama waktu yang diperlukan (D).

Manajer Proyek

Meskipun antara terjadinya suatu peristiwa tidak dapat dipisahkan dari kegiatan yang harus dilakukan untuk mencapai atau melahirkan peristiwa tersebut, namun penekanan yang dimiliki masingmasing metode perlu diketahui untuk memahami latar belakang d an maksud pemakaiann ya.

Orientasi Peristiwa Vs Kegiatan

Persamaan dan Perbedaan Penyajian

Dalam visualisasi penyajiannya, PERT sama halnya dengan CPM, yaitu menggunakan diagram anak panah (activity on arrow) untuk menggambarkan kegiatan proyek.

Demikian pula pengertian dan perhitungan mengenai Kegiatan Kritis, Jalur Kritis dan Float yang dalam PERT disebut SLACK. Salah satu perbedaan yang substansial adalah dalam estimasi kurun waktu kegiatan, di mana PERT menggunakan tiga angka estimasi, yaitu, a, b, dan m yang mempunyai arti sebagai berikut :

• a = kurun waktu optimistik (optimistic duration time)

Waktu tersingkat untuk menyelesaikan kegiatan bila segala sesuatunya berjalan mulus. Waktu demikian diungguli hanya sekali dalam seratus kali bila kegiatan tersebut dilakukan berulang-ulang dengan kondisi yang hampir sama.

• m = kurun waktu paling mungkin (most likely time)

Kurun waktu yang paling sering terjadi dibanding dengan yang lain bila kegiatan dilakukan berulang-ulang dengan kondisi yang hampir sama.

• b = kurun waktu pesimistik (pessimistic duration time)

Waktu yang paling lama untuk menyelesaikan kegiatan, yaitu bila segala sesuatunya serba tidak baik. Waktu demikian dilampaui hanya sekali dalam seratus kali, bila kegiatan tersebut dilakukan berulang-ulang dengan kondisi yang hampir sama.

Teori Probabilitas

Seperti telah disebutkan di atas bahwa tujuan menggunakan tiga angka estimasi adalah untuk memberikan rentang yang lebih lebar dalam melakukan estimasi kurun waktu kegiatan dibanding satu angka deterministik.

Teori probabilitas dengan kurva distribusinya akan menjelaskan arti tiga angka tersebut khususnya dan latar belakang dasar pemikiran metode PERT pada umumnya.

Pada dasamya teori probabilitas bermaksud mengkaji dan mengukur ketidakpastian (uncertainty) serta mencoba menjelaskan secara kuantitatif. Diumpamakan satu kegiatan dikerjakan secara berulang-ulang dengan kondisi yang dianggap sama seperti pada Gambar Kurva Distribusi Frekuensi dibawaini .

Kurva Distribusi Frekuensi

Sumbu horisontal menunjukkan waktu selesainya kegiatan. Sumbu vertikal menunjukkan berapa kali (frekuensi) kegiatan selesaip ada kurun waktu yang bersangkutan.

Misalnya, kegiatan X dikerjakan berulang-ulang dengan kondisi yang sama, selesai dalam waktu 3 jam yang ditunjukkan oleh garis aA, yaitu 2 kali.

Sedangkan yang selesai dalam waktu 4 jam adalah sebesar bB = 3 kali dan kegiatan X yang selesai dalam 5 jam sebanyak cC = 4 kali. Bila hal tersebut dilanjutkan dan dibuat garis yang menghubungkan titik-titik puncak A-B-C-D-E-F-G dan seterusnya akan diperoleh garis lengkung yang disebut Kurva Distribusi Frekuensi Kurun Waktu Kegiatan X.

Kurva Distribusi dan Variabel a, b, dan m

Dari kurva distribusi dapat dijelaskan arti dari a, b, dan m. Kurun waktu yang menghasilkan puncak kurva adalah m, yaitu kurun waktu yang paling banyak terjadi atau juga disebut the most likely time.

Adapun angka a dan b terletak (hampir) di ujung kiri dan kanan dari kurva distribusi, yang menandai batas lebar rentang waktu kegiatan.

Kurva distribusi kegiatan seperti di atas pada umumnya berbentuk asimetris dan disebut Kurva Beta seperti diperlihatkan oleh Gambar dibawah ini.

Kurva Distribusi Asimetris ( Beta ) dengan a,m,dan b

Kurva Distribusi dan Kurun Waktu yang Diharapkan ( te )

Setelah menentukan estimasi angka-angka a, m, dan b, maka tindak selanjutnya adalah merumuskan hubungan ketiga angka tersebut menjadi satu angka, yang disebut te atau kurun waktu yang diharapkan (expected duration time). Angka te adalah angka rata-rata kalau kegiatan tersebut dikerjakan berulang ulang dalam jumlah yang besar.

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, bila kurun waktu sesungguhnya bagi setiap pengulangan dan jumlah frekuensinya dicatat secara sistematis akan diperoleh kurva "beta distribusi". Lebih lanjut, dalam menentukan te dipakai asumsi bahwa kemungkinan terjadinya peristiwa optimistik (a) dan pesimistik (b) adalah sama.

Kurva Distribusi dengan Letak a, b, te, m

Sedang jumlah kemungkinan terjadinya peristiwa paling mungkin (m) adalah 4 kali lebih besar dari kedua peristiwa di atas. Sehingga bila ditulis dengan rumus adalah sebagai berikut :

Kurun waktu kegiatan yang diharapkan :

te = ( a + 4m + b ) (1 /6)

Bila garis tegak lurus dibuat melalui te, maka garis tersebut akan membagi dua sama besar area yang b erada di b awah kurva beta distribusi, seperti terlihat pada Gambar Kurva Distribusi dengan letak a,b,m,dan te diatas.

Perlu ditekankan di sini perbedaan antara kurun waktu yang diharapkan (te) dengan kurun waktu paling mungkin (m). Angka m menunjukkan angka "terkaan" atau perkiraan oleh seorang estimator.

Sedangkan te adalah hasil dari rumus perhitungan matematis. Sebagai contoh, misalnya dari estimator diperkirakan angka-angka sebagai berikut :

Kurun waktu optimistik (a) = 4 hari
Kurun waktu pesimistik (b) = 9 hari
Kurun waktu paling mungkin (m) = 5 hari Maka angka te:

te = (4 + 4 X 5 + 9) (1 /6)
   = 5,5 hari

Dari contoh di atas ternyata angka kurun waktu yang diharapkan te = 5,5 lebih besar dari kurun waktu paling mungkin m = 5,0.

Angka te akan sama besar dengan m bilamana kurun waktu optimistik dan pesimistik terletak simetris terhadap waktu paling mungkin atau b - m = m - a. Hal ini dijumpai misalnya pada kurva distribusi normal berbentuk genta.

Konsep te sebagai angka rata-rata (mean value) mempermudah perhitungan karena dapat dipergunakan sebagai satu angka deterministik, seperti pada CPM dalam mengidentifikasi jalur kritis, float, dan lain-lain.

Estimasi Angka-angka a, b, dan m Sama halnya dengan CPM, maka mengingat besarnya pengaruh angka-angka a, b, dan m dalam metode PERT, maka beberapa hal perlu diperhatikan dalam estimasi besarnya angka-angka tersebut. Di antaranya :

• Estimator perlu mengetahui fungsi dari a, b, dan m dalam hubungannya dengan perhitungan-perhitungan dan pengaruhnya terhadap metode PERT secara keseluruhan. Bila tidak, dikhawatirkan akan mengambil angka estimasi kurun waktu yang tidak sesuai atau tidak membawakan pengertian yang dimaksud. Di dalam proses estimasi angka-angka a, b, dan m bagi masing-masing kegiatan, jangan sampai dipengaruhi atau dihubungkan dengan target kurun waktu penyelesaian proyek.

• Bila tersedia data-data pengalaman masa lalu (historical record), maka data demikian akan berguna untuk bahan pembanding dan ban yak membantu mendapatkan hasil yang lebih meyakinkan. Dengan syarat data-data tersebut cukup banyak secara kuantitatif dan kondisi kedua peristiwa yang bersangkutan tidak banyak berbeda.

Jadi yang perlu digaris-bawahi di sini adalah estimasi angka a, b dan m hendaknya bersifat berdiri sendiri, artinya bebas dari pertimbangan- pertimbangan pengaruhnya terhadap komponen kegiatan yang lain, ataupun terhadap jadwal proyek secara keseluruhan.

Karena bila ini terjadi akan banyak mengurangi manfaat metode PERT yang menggunakan unsur probability dalam merencanakan kurun waktu kegiatan.

Demikianlah Materi tentang Teknik Evaluasi dan Review Proyek ( PERT ), Jika anda menyukai Materi ini bisa mengikuti Updetannya melalui Facebook. Materi Berikutnya masih berhubungan dengan Metode PERT ini.

KLIK IKUTI