Fungsi dan Tujuan Perencanaan Proyek

Fungsi dan Tujuan Perencanaan Proyek

Pada pembahasan sebelumnya kita telah membahas tentang Sistematika dan Format Study Kelayakan Proyek dan setelah study kelayakan proyek dilakukan maka langkah selanjutnya adalah membuat perencanaan. untuk itulah saat ini kita akan membahas tentang Fungsi dan Tujuan Perencanaan Proyek.

Fungsi Perencanaan Proyek

Salah satu lingkup perencanaan adalah mengambil keputusan karena hal ini diperlukan dalam proses memilih dan menentukan langkah yang akan datang. Suatu perencanaan yang tepat yang disusun secara sistematis dan memperhatikan faktor objektif akan dapat berfungsi sebagai berikut:

1. Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek.
2. Dasar pengaturan alokasi sumber daya.
3. Alat untuk mendorong perencana dan pelaksana melihat ke depan dan menyadari pentingnya unsur waktu.
4. Pegangan dan tolok ukur fungsi pengendalian. Sebaliknya, suatu perencanaan yang tidak tepat, tidak sistematis dan tidak logis akan segera diikuti oleh adanya himpang tindih dan kebingungan pengimplementasian.

Selain  itu, fungsi pengendalian bermaksud untuk memantau dan mengkaji-bila perlu mengadakan koreksi-agar langkah di atas terbimbing ke arah tujuan yang telah direncanakan. Terlihat di sini adanya hubungan antara fungsi pengendalian dan perencanaan. Lebih-lebih bagi proyek dengan siklus yang relatif pendek dengan jenis dan intensitas kegiatan yang cepat berubah, keterkaitan erat antara dua fungsi tersebut amat diperlukan.

Dari segi penggunaan sumber daya, perencanaan dapat diartikan sebagai pegangan bagi pelaksana mengenai alokasi sumber daya untuk melaksanakan kegiatan, sedangkan pengendalian berarti memantau apakah hasil kegiatan yang telah dilakukan sesuai dengan patokan yang telah digariskan secara efektif dan efisien.

Dengan demikian, perencanaan dan pengendalian berlangsung hampir sepanjang proyek dan merupakan bagian dari siklus perencanaan  pelaksanaan -pengendalian- koreksi.

Proses dan Perencanaan Proyek

Sering dikatakan bahwa proses perencanaan lebih penting daripada perencanaan itu sendiri, karena pada proses perencanaan para pimpinan dan pelaksana "dipaksa" untuk ikut berpikir aktif dan bersuara mengenai kegiatan yang akan dilaksanakan yang menjadi tanggung jawabnya. Pada saat itu, mereka mulai melihat ke depan untuk mengantisipasi persoalan yang mungkin timbul pada taraf implementasi dan bagaimana mengatasinya.

Penyusunan suatu perencanaan yang lengkap sekurang-kurangnya meliputi :

Penentuan Tujuan

Tujuan ( goal ) organisasi atau perusahaan dapat diartikan sebagai sesuatu yang memberikan arah gerak segala kegiatan yang hendak dilakukan. Misalnya, tujuan perusahaan adalah meningkatkan nilai saham perusahaan di pasaran.

Penentuan Sasaran

Sasaran adalah titik-titik tertentu yang perlu dicapai bila organisasi tersebut ingin memenuhi tujuannya. Dalam konteks di atas, kegiatan proyek dapat digolongkan sebagai kegiatan dengan sasaran yang telah ditentukan dalam rangka mencapai tujuan perusahaan.

Misalnya, tujuan perusahaan ialah menaikkan pemasukan neto per tahun. Tujuan tersebut diusahakan dengan membangun fasilitas produksi baru. Agar perusahaan dapat mencapai tujuannya, maka terlebih dahulu dicapai sa·saran proyek yang terdiri dari lingkup, biaya, jadwal dan mutu.

Pengkajian Posisi Awal Terhadap Tujuan

Pengkajian posisi dan situasi awal terhadap tujuan dan sasaran bertujuan untuk mengetahui sejauh mana kesiapan dan posisi organisasi saat awal terhadap sasaran, misalnya berapa besar sumber daya yang tersedia dalam bentuk dana, peralatan, dan tenaga.

Hanya, setelah mengetahui posisi awal terhadap jarak" sasaran, dapat mulai diidentifikasi hambatan dan kemudahan. Meskipun merupakan hal yang sulit, antisipasi terhadap situasi di masa depan mengenai persoalan, kesempatan maupun peluang merupakan hal-hal yang perlu digali, dikaji dan dipertirnbangkan untuk memperoleh suatu perencanaan yang realistis.

Pemilihan Alternatif

Dalam usaha meraih tujuan dan sasaran tersedia berbagai pilihan tindakan atau cara. Umumnya ditempuh pilihan yang menjanjikan cara yang paling efisien dan ekonomis dari segi biaya. Pengkajian dilakukan dengan mencoba menjawab pertanyaan sebagai berikut :

• Apakah altematif yang dipilih memiliki cukup keluwesan untuk menghadapi perubahan keadaan yang mungkin timbul.
• Apakah itu merupakan altematif terbaik untuk memenuhi tuntutan proyek akan jadwal, biaya, dan mutu.
• Apakah altematif yang dipilih telah mempertimbangkan tersedianya sumber daya pada saat diperlukan.
• Apakah telah dipikirkan penggunaan teknologi baru. Bila jawaban pertanyaan di atas memuaskan, maka dilanjutkan langkah berikutnya.
• Penyusunan Rangkaian Langkah untuk Mencapai Tujuan Proses ini terdiri dari menetapkan langkah yang terbaik yang mungkin dapat dilaksanakan setelah memperhatikan berbagai batasan. Kemudian menyusunnya menjadi urutan dan rangkaian menuju suatu sasaran. Sistematika proses perencanaan terlihat pada Gambar dibawah ini.

Proses Perencanaan

Hierarki Perencanaan

Di samping segi proses dan sistematika, suatu perencanaan dapat ditinjau dari hierarki yang menerangkan urutan jenjang dan kegunaannya. Hierarki perencanaan proyek yang terkait dengan perencanaan perusahaan terlihat pada Gambar dibawah dengan keterangan sebagai berikut :

Misi Perusahaan

Suatu perencanaan diawali dengan adanya "visi" perusahaan yang jelas. Visi tersebut sekurang-kurangnya harus dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan mendasar seperti apa jenis dan ke mana arah usaha (business) yang akan dimasuki oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Tujuan dan Sasaran Perusahaan

Tujuan perusahaan dapat diartikan sebagai hasil penting yang harus dicapai oleh perusahaan dalam rangka memenuhi misi di atas, misalnya membuat proyek untuk menambah pendapatan dan menaikkan nilai (saham) perusahaan. Sedangkan sasaran adalah "target spesifik" untuk mendukung tujuan di atas. Misalnya, agar berhasil dengan baik, proyek harus mernenuhi sasaran lingkup, biaya, jadwal, dan mutu

Perencanaan Strategis

Perencanaan strategis adalah perencanaan yang meliputi pengambilan keputusan tentng kebijaksanaan (policy) untuk mencapai sasaran dalam usaha memenuhi tujuan perusahaan. Perencanaan macam ini berurusan dengan masalah-masalah kegiatan organisasi yang bersifat mendasar, berdampak jauh, dan mernberikan kerangka bagi perencanaan operasi pelaksanaan.

Perencanaan strategis disusun setelah mengadakan evaluasi menyeluruh mengenai kekuatan dan kelemahan perusahaan serta risiko kegiatan yang bersangkutan.

Perencanaan Operasional

Perencanaan operasional proyek adalah perencanaan terinci yang dimaksud untuk menjabarkan segala sesuatu yang telah digariskan dalam perencanaan strategis menjadi suatu action plan dan performance measurement baseline kegiatan pengendalian


Demikianlah sekilas Materi tentang Fungsi dan Tujuan Perencanaan Proyek. Anda bisa Ikuti Updetan Materi berikut melalui Facebook yang akan dibahas tentang Kelanjutan dari Materi ini yakni Perencanaan Strategi Proyek.

KLIK FOLLOW