Fungsi dan Proses Pengendalian Proyek

Fungsi dan Proses Pengendalian Proyek

 

Bebicara tentang Teknik dan Metodologi Perencanaan Proyek maka kita juga perlu tahu Fungsi dan Proses Pengendalian Proyek. sehingga apa yang kita rencanakan bisa disesuaikan dengan kebutuhan dan memperhatikan aspek manfaat, kemudian mempertimbangkan Pengendalian proyek yang akan dilakukan dilapangan.

Telah disebutkan sebelumnya bahwa fungsi perencanaan bermaksud untuk meletakkan dasar sasaran proyek, yaitu Jadwal, Biaya, dan Mutu. Langkah selanjutnya adalah mengorganisir dan memimpin Sumber Daya Perusahaan untuk mencapai sasaran tersebut.

Untuk itu diperlukan suatu usaha yang bertujuan agar pekerjaan pekerjaan dapat berjalan mencapai sasaran tanpa banyak penyimpangan yang berarti. Usaha ini dikenal sebagai pengendalian yang merupakan salah satu dari fungsi manajemen proyek. Adapun proses pengendalian terdiri dari berbagai langkah kegiatan yang dilakukan secara sistematis.

Dalam hubungan ini, R. J. Mockler (1972) memberikan definisi sebagai berikut :


" Pengendalian adalah usaha yang sistematis untuk menentukan standar yang sesuai dengan sasaran perencanaan, merancang sistem informasi, membandingkan pelaksanaan dengan standar menganalisis kemungkinan adanya penyimpangan antara pelaksanaan dan standar, kemudian mengambil tindakan pembetulan yang diperlukan agar sumber daya digunakan secara efektif dan efisien dalam rangka mencapai sasaran."

Bertitik tolak dari definisi di atas, maka proses pengendalian proyek dapat diuraikan menjadi langkah-langkah beriku t:

1. Menentukan sasaran.
2. Menentukan standar dan kriteria sebagai patokan dalam rangka mencapai sasaran.
3. Merancang/menyusun sistem informasi, pemantauan, dan pelaporan hasil pelaksanaan pekerjaan.
4. Mengumpulkan data info hasil implementasi.
5. Mengkaji dan menganalisis hasil pekerjaan terhadap standar, kriteria, dan sasaran yang telah ditentukan. 
6. Mengadakan tindakan pembetulan.

Penjelasan selanjutnya adalah sebagai berikut

Tenntukan Sasaran

Seperti telah dijelaskan sebelumnya,sasaran pokok proyek adalah menghasilkan produk atau instalasi dengan batasan lingkup anggaran, jadwal, dan mutu yang telah ditentukan. Sasaran ini dihasilkan dari satu perencanaan dasar dan menjadi salah satu faktor pertimbangan utama dalam mengambil keputusan untuk melakukan investasi atau membangun proyek, sehingga sasaran-sasaran tersebut merupakan tonggak tujuan dari kegiatan pengendalian

Standar dan Kriteria

Dalam usaha mencapai sasaran secara efektif dan efisien, perlu disusun suatu standar, kriteria atau spesifikasi yang dipakai sebagai tolok ukur untuk membandingkan dan menganalisis hasil pekerjaan.

Standar, kriteria, dan patokan yang dipilih dan ditentukan harus bersifat kuantitatif, demikian pula metode pengukuran dan perhitungannya harus dapat memberikan indikasi terhadap pencapaian sasaran.

Terdapat bermacam-macam standar dan kriteria, di antaranya adalah sebagai berikut:

• Berupa satuan uang, seperti anggaran per satuan unit pekerjaan(SRK), anggaran pekerjaan per unit per jam, penyewaan alat per unit per jam, biaya angkutan per ton per km.
• Berupa jadwal, misalnya waktu yang ditentukan untuk mencapai milestone.
• Berupa unit pekerjaan yang berhasil diselesaikan.
• Berupa standar mutu, kriteria, dan spesifikasi, misalnya yang berhubungan dengan kualitas materiat dan hasil uji coba peralatan.

Merancang Sistem Informasi

Satu hal yang perlu ditekankan dalam Proses Pengendalian Proyek adalah perlunya sua tu sistem informasi dan pengumpulan data yang mampu memberikan keterangan yang tepat, cepat, dan akurat.

Sistem ini diperlukan untuk kegiatan-kegiatan pada butir 4 dan mengolahnya menjadi suatu bentuk informasi yang dapat dipakai untuk tindakan pengambilan keputusan (langkah pada butir 4 dan 5). Suatu perangkat sistem inforrnasi manajemen proyek-SIMP (management information system), yaitu komputer yang dapat mengumpulkan, menganalisis, menyimpan data, dan memrosesnya menjadi informasi yang diperlu kan akan amat memhantu proses pengendalian.

Mengumpulkan Data dan Informasi

Pada akhir suatu kurun waktu yang ditentukan, diadakan pelaporan dan pemeriksaan, pengukuran dan pengumpulan data serta informasi hasil pelaksanaan pekerjaan. Agar memperoleh gamharan yang realistis, pelaporan sejauh mungkin didasarkan atas pengukuran penyelesaian fisik pekerjaan, misalnya dalam meter pipa yang telah terpasang, hanyaknya gambar konstruksi yang telah diselesaikan, meter kubik pengerukan pelahuhan yang telah terlaksana, dan lain sehagainya.

Mengkaji dan Menganalisis Hasil Pekerjaan

Langkah ini herarti mengkaji segala sesuatu yang dihasilkan oleh kegiatan pada butir 4. Di sini diadakan analisis atas indikator yang diperoleh dan mencoha membandingkan dengan kriteria dan standar yang ditentukan.

Hasil analisis ini penting karena akan digunakan sebagai landasan dan dasar tindakan pembetulan. Oleh karena itu, metode yang digunakan harus tepat dan peka terhadap adanya kemungkinan penyimpangan.

Mengadakan Tindakan Perbaikan

Apa bila hasil analisis menunjukkan adanya indikasi penyimpangan yang cukup berarti, maka perlu diadakan langkah-langkah pembetulan.

Tindakan perbaikan dapat berupa : 

• Realokasi sumher daya, misalnya, memindahkan peralatan, tenaga kerja dan kegiatan pemhangunan fasilitas pemhantu untuk dipusatkan ke kegiatan konstruksi instalasi dalam rangka mengejar jadwal produksi.
• Menamhah tenaga kerja dan pengawasan serta hiaya dari kontinjensi.
• Menguhah metode, cara, dan prosedur kerja, atau mengganti peralatan yang digunakan.

Hasil analisis dan pembetulan akan berguna sebagai umpan balik perencanaan pekerjaan selanjutnya dalam rangka mengusahakan tetap tercapainya sasaran semula.

Gambar menunjukkan urutan langkah proses perencanaan dan pengendalian. Dari gambar tersebut terlihat hahwa langkah pertama, yaitu menentukan sasaran proyek, merupakan hasil dari perencanaan dasar (1 dan 2), dilanjutkan dengan merancang sistem informasi (3), kemudian diikuti dengan langkah-langkah pengendalian (4 dan 5) dan diakhiri dengan tindakan pemhetulan bila diperlukan (6). Di sini terlihat hetapa eratnya keterkaitan antara perencanaan dan pengendalian dalam suatu penyelenggaraan proyek.

Teknik dan Metode Pengendalian

Teknik dan metode pengendalian biaya serta jadwal proyek yang cepat mengungkapkan terjadinya penyimpangan adalah identifikasi varians dan konsep nilai hasil (earned value). Ini akan tampak lebih jelas bila disajikan dengan grafik S.

Sedangkan untuk pengendalian jadwal, D. H. Busch (1991) memperkenalkan konsep time reserve (cadangan waktu) yang pada dasarnya adalah mengelola float dalam cakrawala yang lehih luas.

Topik tentang Pengendalian ini akan dibahas secara spesifik pada materi lainnya yaitu tentang  Audit proyek, yaitu pengendalian yang dilakukan bila kegiatan telah selesai dikerjakan. Di samping mengkaji masalah yang telah disehutkan di atas, audit proyek meneliti pula kemungkinan adanya penyimpangan terhadap peraturan atau prosedur yang diberlakukan, baik yang berasal dari pemerintah maupun internal perusahaan.

Demikianlah Materi tentang Fungsi dan Proses Pengendalian Proyek ini, Jika anda menyukai Materi ini anda bisa mengikuti Updetan Materi berikut tentang Unsur dan Objek Pengendalian Proyek. Klik IKUTI untuk Updet infonya melalui Facebook.

KLIK IKUTI