Manajemen Integrasi dan Lingkup Proyek

Pengelolaan Integrasi dan Lingkup Proyek 

 

Pada Materi sebelumnya Kita telah membahas tentang Konsep Manajemen Proyek Menurut PMI  yang Didalamnya Mengatur tentang Sistem Pengelolaan Integrasi dan Lingkup Proyek, Oleh Karena itu secara  detailnya akan kita bahas pada kesempatan ini.

Pengelolaan Integrasi

Pengelolaan integrasi adalah proses yang bertujuan agar berbagai unsur kegiatan proyek terkoordinasi dan terintegrasi sebagaimana mestinya. Langkah-langkah yang diperlukan adalah sebagai berikut :

Menyusun Perencanaan (Plan Development)

Perencanaan proyek diperlukan untuk pegangan kegiatan irnplernentasi, kornunikasi para pelaksana dan stakeholder, serta dipakai sebagai tolok ukur pengendalian (progress measurement baseline). Output dari langkah ini adalah Perencanaan dan yang terpenting di antaranya adalah sebagai berikut:

Definisi lingkup dan strategi penyelenggaraan.

• Keterangan garis besar biaya, jadwal, dan mutu proyek.
• Organisasi dan perencanaan personil.
• Rencana implementasi proyek (RlP).

Salah satu tolok ukur pengendalian penting yang juga dikerjakan pada langkah ini adalah menyusun control budget dan jadwal induk serta meletakkan dasar spesifikasi dan kriteria mutu proyek.

Melaksanakan Hasil Perencanaan (Plan Execution)
Pelaksanaan hasil perencanaan adalah kegiatan untuk melaksanakan segala sesuatu yang telah dirumuskan pada perencanaan. Pada siklus proyek, kegiatan tersebut sebagian besar berlangsung pada tahap implementasi. Output dari langkah di atas adalah Hasil Kerja yang umumnya berupa Deliverability. Adakalanya bila dipandang perlu dilakukan permintaan dengan cara mengeluarkan change order untuk memenuhi tujuan proyek.

Mengendalikan Seluruh Perubahan (Overall Change Control)
Bila diperlukan adanya perubahan lingkup (change order), maka yang perlu diperhatikan adalah pengendalian perubahan tersebut yang meliputi :

• Menjaga integritas performance base line dan mengusahakan agar selalu terpenuhi.
• Melakukan koordinasi agar adanya perubahan tersebut diperhatikan segala unsur penyelenggara proyek dengan melakukan tindakan yang diperlukan.

Output dari langkah ini adalah Tindakan Koreksi dan Revisi Perencanaan. Pengelolan Integrasi akan di bahas Pada Materi tersendiri tentang Konsep Sistem dan Interface Management.

Pengelolaan Lingkup

Lingkup proyek adalah total jumlah kegiatan yang harus dilakukan untuk menghasilkan produk yang diinginkan oleh proyek tersebut. Misalnya, produk proyek engineering konstruksi dapat berupa instalasi gedung bertingkat, sedangkan proyek engineering manufaktur menghasilkan kendaraan bermotor tipe baru.

Dalam hubungan ini dokumen yang berisi batasan lingkup proyek yang memuat kuantitas, kualitas, spesifikasi, dan kriteria amatlah penting artinya. Meskipun tidak mungkin menuliskan sekian banyak komponen lingkup proyek ke dalam suatu dokumen resmi, perlu diusahakan agar dalam implementasinya nanti tidak terbuka peluang timbulnya interpretasi yang berbeda-beda antara mereka yang berkepentingan, terutama antara Pemilik dan Pelaksana atau Kontraktor juga diusahakan secara substansial.

Sistematika proses pengelolaan lingkup terlihat sepeti Gambar dibawah ini :

Inisiasi Proyek

Ini merupakan pernyataan resmi organisasi mengenai komitmennya terhadap pengadaan atau peluncuran proyek. Umumnya tahap ini didahului oleh pertimbangan dan seleksi yang mendalam seperti studi kelayakan. Pada waktu ini ditentukan garis besar produk atau instalasi yang akan dibuat atau dibangun. Output dari proses ini adalah penentuan pimpro dan project charter yang antara lain memuat penjelasan tugas dan tanggung jawab personil kunci proyek.

Perencanaan dari Definisi Lingkup

Perencanaan lingkup terdiri dari Perumusan dan Penulisan Lingkup Proyek kedalam lembaran yang dikenal sebagai scope statement yang belakangan dipakai sebagai dasar pengambilan keputusan perihal lingkup proyek. Definisi lingkup meliputi pemecahan lingkup proyek yang telah dinyatakan dalam scope statement menjadi komponen "manageable." Ini dimaksudkan agar lebih mudah mengelolanya, termasuk memperkirakan sumber daya (biaya, jadwal) dan spesifikasi mutu yang diperlukan serta dipakai sebagai tolok ukur pengendalian. Output dari proses ini adalah Uraian Lingkup, Dokumen Pendukung, dan WBS.

Pengendalian dan Verifikasi Lingkup

Pengendalian lingkup adalah kegiatan yang berkaitan dengan Penelitian dan Penginisiasi evaluasian perubahan lingkup, seperti alasan adanya perubahan, otorisasi yang dikeluarkan, dampak yang diakibatkan terhadap biaya dan jadwal, kemudian pemantauan pelaksanaan perubahan.

Output dari proses ini adalah Change Order dan Tindakan Koreksi. Sedangkan Verifikasi Lingkup meliputi pengkajian apakah produk proyek telah sesuai dengan kontrak.

Kegiatan ini umumnya didahului pemeriksaan, uji coba, dan pengetesan. Bila semua telah memenuhi syarat dan spesifikasi secara memuaskan, maka output dari proses ini adalah dikeluarkannya sertifikat project acceptance.

Teknik dan Metode 

Pada pengelolaan lingkup, terutama dalam taraf pemilihan alternatif serta batasan-batasannya,sering digunakan metode dan teknik yang berkaitan dengan seleksi proyek, seperti Pengkajian Kelayakan Proyek yang dilihat dari berbagai aspek ( Finansial, Ekonomi, Teknik, Lingkungan, dan lain-lain) serta Cost and Benefit Ratio.

Dalam hal-hal tertentu perlu digunakan Model Pengambilan Keputusan seperti Decision Tree, Simulasi, Programming, dan lain-lain.

Pada Perencanaan, Pengendalian, dan Definisi Lingkup, Teknik dan Metode yang penting adalah Pemecahan Lingkup menjadi komponen-komponennya, kemudian disusun kembali Menjadi WBS serta Pengendalian Perubahan Lingkup (scope change control) . Untuk verifikasi digunakan metode inspeksi, testing, dan pengukuran untuk mengetahui apakah hasil atau produk yang dihasilkan sesuai dengan rencana.

Teknik dan Metode di atas akan kita bahas pada Materi tersendiri yang meliputi Inisiasi Proyek, Formulasi Lingkup, dan Pengelolaan Konfigurasi.

Demikianlah Pembahasan kita tentang Manajemen Integrasi dan Lingkup Proyek. Anda Bisa IKUTI Updetan Materi Berikutnya melalui Facebook yang akan membahas tentang Teknik dan Metode Manajemen Biaya, Waktu, dan Mutu.

Jika anda Menyukai Materi ini silahkan KLIK FOLLOW