Perencanaan Keterbatasan Sumber Daya Proyek

Posted by Taufick Max Rabu, 12 Februari 2014 1 komentar

Perencanaan Keterbatasan Sumber Daya Proyek

Perencanaan Sumber daya Proyek

Untuk Merencanakan Jadwal Proyek yang ekonomis dan murah seperti yang kita bahas sebelumnya. Maka Perencanaan Sumber Daya  perlu maksimalkan dan diperhatikan, Karena waktu atau Jadwal proyek sangat tergantung pada pemenfaatan dan pengendalian Sumber daya yang digunakan dalam proyek.  baik Sumber Daya Manusia, Peralatan, maupun Material. Olehnya itu pada kesempatan ini kita akan membahas lebih lanjut tentang Perencanaan Keterbatasan Sumber Daya dalam Proyek.

Perencanaan Sumber Daya dalam Proyek sangat menentukan Efektifitas dan kesuksesan sebuah proyek, baik dari segi Waktu, Biaya, maupun Kualitas atau Mutu. olehnya pada pada kesempatan ini melalui Kampus Teknik Sipil ini kita akan membahas tentang cara memaksimalkan Sumber Daya dalam sebuah Perencanaan Proyek.

Untuk menunjukkan sejauh mana Pengaruh Keterbatasan Jumlah Sumber Daya terhadap Jadwal, maka pada Gambar dibawah ini diberikan sebuah contoh jaringan kerja dari suatu proyek yang memiliki jumlah sumber daya terbatas.

Contoh proyek dengan keterbatasan sumber daya

Dengan memakai perhitungan maju-mundur dihasilkan :

  • Jalur kritis : a - b - f - h
  • Waktu penyelesaian proyek: 20 hari
  • Float total c : 10 hari
  • Float total d - e - g: 3 hari

Jika digambarkan dengan bagan balok berskala waktu, akan tampak seperti Gambar dibawah ini :

Jaringan kerja yang disajikan dengan bagan balok


Keterbatasan sumber daya tersebut ditunjukkan pada gambar diatas. dan Gambar dibawah ini dengan keadaan sebagai berikut :

Pengaruh keterbatasan sumber daya terhadap float

  • Pekerjaan c memerlukan sumber daya yang sama (misalnya, tukang kayu) dengan pekerjaan b, sedangkan sumber daya ini terbatas, sehingga c harus digeser sebagian float totalnya terpakai dari 10 tinggal 3 hari.
  • Pekerjaan g memerlukan sumber daya yang sama dengan f, padahal ini terbatas, sehingga g harus digeser, sebagian float totalnya terpakai dari 3 menjadi 2 hari.
Dengan demikian, kegiatan-kegiatan yang berada di jalur d - e - g float totalnya juga tinggal 2 hari.

Sumber daya manusia Manajemen Proyek


Dari contoh di atas dapat ditarik kesimpulan secara umum sebagai berikut :
  • Keterbatasan sumber daya akan mengurangi jumlah float.
  • Kemungkinan akan terbentuk kegiatan kritis baru, di samping yang telah ada sebelumnya (sewaktu memakai dasar sumber daya tak terbatas).
  • Di samping tergantung pada hubunganhubungan antarkegiatan, float juga tergantung kepada keterbatasan sumber daya.
Dari ilustrasi singkat di atas, dapat dipikirkan bahwa keterbatasan yang terlalu besar dapat menimbulkan kesulitan pemakaian kaidahkaidah yang mendasari penggunaan jaringan kerja.

Misalnya, jalur kritis bukan terletak di jalur yang terpanjang seperti pengertian yang dipegang selama ini, tetapi mungkin di jalur yang memiliki keterbatasan sumber daya yang terparah.

Meratakan Penunaan Sumber Daya

Aspek lain yang perlu diperhatikan dalam hubungan antara jadwal dan sumber daya adalah usaha pemakaian secara efisien. Di sini yang akan ditinjau adalah sumber daya yang berbentuk tenaga kerja.

Tenaga kerja merupakan salah satu sumber daya yang penting, seringkali penyediaannya terbatas, baik karena faktor kualitas ataupun hal-hal lain. Merekrut, menyeleksi, dan melatih tenaga kerja memerlukan biaya mahal dan membutuhkan waktu lama sebelum mereka siap pakai.

Setelah mereka bergabung dengan proyek, tidak mudah untuk melepas dan memanggil kembali untuk bekerja sesuai dengan fluktuasi pekerjaan yang tersedia.

Sedangkan menahan mereka untuk stand-by akan menelan biaya yang dipandang tidak efisien. Oleh karena itu, diusahakan jangan sampai terjadi fluktuasi keperluan secara tajam. Metode CPM dapat membantu mengatasi masalah tersebut, yang dikenal sebagai pemerataan sumber daya atau resource leveling.

Manajemen Sumber Daya manusia dalam Proyek

Penyajian Grafis

Pemerataan sumber daya dengan CPM dapat dikerjakan dengan cara grafis. Pertama-tama membuat koordinat y dan x, pada y dicantumkan sumber daya, misalnya tenaga kerja, sedangkan sumbu y menunjukkan kurun waktu.

Dicari Jalur Kritis dan Float Jaringan Kerja dari proyek yang diteliti, kemudian komponen-komponen kegiatan proyek digambarkan pada koordinat yang telah disiapkan.

Komponen kegiatan nonkritis diatur dengan menggeser-geser (sebatas float yang tersedia) dan mengusahakan untuk tidak terj adi fluktuasi yang tajam.

Ilustrasi

Suatu proyek terdiri dari tujuh pekerjaan yang tersusun menjadi jaringan kerja seperti pada Gambar dibawah ini.

Proyek terdiri dari 7 pekerjaan

Setiap komponen pekerjaan memerlukan sumber daya yang berbentuk tenaga kerja sebagai berikut  :

  • Kegiatan a sebanyak 20 orang selama 6 hari.
  • Kegiatan b sebanyak 15 orang selama 3 hari.
  • Kegiatan c sebanyak 15 orang selama 3 hari.
  • Kegiatan d sebanyak 10 orang selama 3 hari.
  •  Kegiatan e sebanyak 15 orang selama 3 hari.
  • Kegiatan f sebanyak 35 orang selama 3 hari.
  • Kegiatan g sebanyak 5 orang selama 3 hari.
Jaringan kerja itu digambarkan dengan skala waktu dan memakai ES (Early Start) untuk tiap kegiatan, sehingga akan diperoleh seperti Gambar dibawah ini.

Jaringan kerja berskala waktu untuk proyek

Selanjutnya, disusun koordinat x, y, dengan x menunjukkan waktu dan y menunjukkan jumlah tenaga kerja. Bila komponen pekerjaan dipaparkan pada koordinat tersebut akan terlihat seperti Gambar bawah.

Pekerjaan disusun dengan muatan tenaga kerja

Agar diingat hendaknya pekerjaan kritis (a, f, g) dipaparkan terlebih dahulu. Hasil pemaparan pertama menunjukkan terjadinya keadaan naik turun yang tajam (setelah hari ke-3 terjadi penurunan sejumlah 20 dari total 50 tenaga kerja atau 40 persen yang berlangsung 3 hari kemudian, naik lagi sebesar 40 persen).

Hal ini diperbaiki dengan menggeser kegiatan-kegiatan b, d, dan e yang dimungkinkan karena memiliki float-float sebesar di daftar tersebut. Dengan demikian, keperluan tenaga kerja lebih merata dan tidak terjadi fluktuasi secara tajam.

Susunan pekerjaan setelah diadakan pemerataan

Ilustrasi tersebut adalah contoh sederhana, di mana pada kenyataan sesungguhnya cukup sulit untuk melakukan pemerataan kegiatan proyek dengan ribuan kegiatan dan tenaga kerja yang heterogen. Namun, dengan penggunaan perangkat lunak atau komputer, kesulitan tersebut banyak teratasi.

Demikianlah Materi sekilas tentang Perencanaan Sumber Daya Proyek. Semoga bisa bermanfaat, Jika anda menyukai Materi ini anda bisa ikuti Updetannya melalui Facebook. mteri berikut yaitu berhubungan dengan Struktur Organisasi Proyek.

KLIK IKUTI






Baca Selengkapnya ....
Share on :

Perencanaan Jadwal Proyek yang Murah

Posted by Taufick Max Selasa, 04 Februari 2014 0 komentar

Perencanaan Jadwal Proyek yang Murah Ekonomis

perencanaan proyek biaya murah, Manajemen Proyek Konstruksi
Kita ketahui Bersama bahwa faktor-faktor kesuksesan suatu proyek diantaranya adalah Waktu pelaksanaan yang cepat dan Biaya yang ekonomis. Untuk memperjelas hubungan antara Waktu dan Biaya maka pada kesempatan ini kita akan membahas tentang materi Perencanaan Jadwal Proyek yang Murah Ekonomis

Sebelumnya telah dibahas Jalur Kritis  dalam suatu Jaringan Kerja yang menunjukkan waktu paling cepat Penyelesaian Proyek dan float yang Mengidentifikasi Jalur Kritis atau kapan suatu kegiatan paling lambat boleh dimulai, tanpa mengganggu jadwal proyek secara keseluruhan.

Dengan diketahuinya kurun Waktu Penyelenggaraan Proyek, seringkali timbul pertanyaan apakah kurun waktu tersebut sudah optimal, atau dengan kalimat lain, dapatkah kurun waktu penyelesaian proyek dipersingkat dengan Menambah Biaya atau Sumber Daya lain dalam batas-batas yang masih dianggap ekonomis.

Sementara itu, sampai sejauh ini dalam Menyusun Jaringan Kerja, digunakan asumsi bahwa sumber daya yang diperlukan selalu tersedia, dalam arti analisis dan perhitungan belum memasukkan faktor kemungkinan keterbatasan sumber daya. Akibatnya, jadwal yang dihasilkan atas dasar asumsi demikian tidak akan realistik bila kenyataannya sumber daya yang tersedia terbatas.

Oleh karena itu, sebelum menjadi jadwal yang siap pakai sebagai pegangan praktek pelaksanaan, hendaknya diperhatikan juga faktor ketersediaan sumber daya.

Hal lain yang perlu diperhitungkan dalam penggunaan tenaga kerja dan peralatan adalah usaha menghindari terjadinya fluktuasi yang tajam, dengan jalan mengadakan pemerataan pemakaian sumber daya.

Dalam pembahasan kita kali ini akan ditinjau sejauh mana faktor-faktor tersebut di atas mempengaruhi jadwal atau perencanaan proyek, beserta pendekatan yang lazim dipakai untuk mengatasinya.

Secara spesifik meliputi hal-hal sebagai berikut :
  • Mencari hubungan jadwal-biaya yang ekonomis.
  • Menyusun jadwal dengan keterbatasan sumber daya.
  • Meratakan pemakaian sumber daya.
Namun yang kita bahas saat ini hanya mengacu pada Poin pertama diatas yaitu Mencari Hubungan Jadwal-Biaya yang Ekonomis. sementara Penyusunan Jadwal dengan Sumber Daya yang terbatas dan Meratakan Sumber Daya , akan di bahas pada materi Berikutnya.

Jadwal Proyek manajemen Konstruksi

Menyusun Jadwal yang Ekonomis

Metode jaringan kerja CPM dapat digunakan untuk menganalisis masalah tersebut, yaitu dengan memperkirakan :
  • Jadwal yang ekonomis bagi suatu proyek, yang didasarkan atas biaya langsung untuk mempersingkat waktu penyelesaian komponen-komponennya.
  • Jadwal yang optimal dengan memperhatikan biaya langsung dan tidak langsung.
Langkah ini dilakukan dengan mengadakan analisis hubungan antara waktu terhadap biaya. Dimulai dari satu kegiatan, kemudian dikembangkan bagi semua kegiatan-kegiatan yang merupakan suatu proyek.

Mempersingkat Waktu Penyelesaian

Telah disebutkan bahwa CPM memakai satu angka estimasi bagi kurun waktu masingmasing kegiatan dengan penggunaan sumber daya pada tingkat normal. Proses mempercepat kurun waktu disebut Crash Program. Di dalam menganalisis proses tersebut digunakan asumsi sebagai berikut :
  • Jumlah sumber daya yang tersedia tidak merupakan kendala. Ini berarti dalam menganalisis program mempersingkat waktu, altematif yang akan dipilih tidak dibatasi oleh ketersediaan sumber daya.
  • Bila diinginkan waktu penyelesaian kegiatan lebih cepat dengan lingkup yang sama, maka keperluan sumber daya akan bertambah. Sumber daya ini dapat berupa tenaga kerja, material, peralatan atau bentuk lain yang dapat dinyatakan dalam sejumlah dana.
Jadi, tujuan utama dari program mempersingkat waktu adalah Memperpendek Jadwal Penyelesaian Kegiatan atau proyek dengan kenaikan biaya yang minimal.

Terminologi dan Rumus Perhitungan

Untuk menganalisis lebih lanjut hubungan antara waktu dan biaya suatu kegiatan, dipakai definisi sebagai berikut :
  • Kurun Waktu Normal Adalah kurun waktu yang diperlukan untuk melakukan kegiatan sampai selesai, dengan cara yang efisien tetapi di luar pertimbangan adanya kerja lembur dan usaha-usaha khusus lainnya, seperti menyewa peralatan yang lebih canggih.
  • Biaya Normal Adalah biaya langsung yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dengan kurun waktu normal.
  • Kurun Waktu Dipersingkat (Crash Time) Adalah waktu tersingkat untuk menyelesaikan sua tu kegiatan yang secara teknis masih mungkin. Di sini dianggap sumber daya bukan merupakan hambatan 
  • Biaya untuk Waktu Dipersingkat (Crash Cost) Adalah jumlah biaya langsung untuk menyelesaikan pekerjaan dengan kurun waktu tersingkat.

Hubungan antara waktu dan biaya digambarkan seperti grafik pada Gambar dibawah ini. Titik A menunjukkan titik normal, sedangkan B adalah titik dipersingkat.
Hubungan waktu - biaya pada keadaan normal dan dipersingkat untuk satu kegiatan

Garis yang menghubungkan titik A dengan B disebut kurva waktu-biaya. Pada umumnya garis ini dapat dianggap sebagai garis lurus, bila tidak (misalnya, cekung) maka diadakan perhitungan per segmen yang terdiri dari beberapa garis lurus.

Seandainya diketahui bentuk kurva waktu-biaya suatu kegiatan, artinya dengan mengetahui berapa slope atau sudut kemiringannya, maka bisa dihitung berapa besar biaya untuk mempersingkat waktu satu hari dengan rumus :
Rumus Slope Biaya

Sebagai contoh, misalkan kegiatan a dengan data-data
Contoh Menghitung Slope
contoh slope biaya

Maka diperoleh angka Rp5.000 untuk mempersingkat waktu 2 hari atau Rp2.500 sehari, jadi besar slope biaya = Rp2.500.

Konsep ini amat berguna untuk menganalisis berapa besar biaya untuk mempersingkat kurun waktu pelaksanaan suatu kegiatan, bilamana diketahui informasi-informasi yang diperlukan.

TPD dan TOT Proyek

Sebelumnya telah dibahas bagaimana mekanisme mempersingkat waktu dan hubungannya terhadap biaya bagi suatu kegiatan. Hal serupa berlaku bagi proyek, karena proyek adalah kumpulan dari sejumlah kegiatan.

Untuk maksud tersebut, dimulai dengan menentukan titik awal, yaitu titik yang menunjukkan waktu dan biaya normal proyek. Titik ini dihasilkan dari menjumlahkan biaya normal masing-masing kegiatan komponen proyek, sedangkan waktu penyelesaian proyek normal dihitung dengan metode CPM.

Pada Gambar  Hubungan waktu - biaya diatas, titik A merupakan titik normal. Dari titik awal ini kemudian dilakukan langkah- langkah mempersingkat waktu dengan pertama-tama terhadap kegiatan kritis.

Pada setiap langkah, tambahan biaya untuk memperpendek waktu terlihat pada slope biaya kegiatan yang dipercepat.

Dengan menambahkan biaya tersebut, maka pada setiap langkah akan dihasilkan jumlah biaya proyek yang baru sesuai dengan kurun waktunya.

Hal ini ditunjukkan dengan adanya titik-titik yang memperlihatkan hubungan baru antara waktu dan biaya, seperti terlihat pada Gambar dibawah ini.
Titik normal TPD dan TDT

Bila langkah mempersingkat waktu diteruskan, akan menghasilkan titik-titik baru yang jika dihubungkan berbentuk garis-garis putus yang melengkung ke atas (cekung), yang akhimya langkah tersebut sampai pada titik proyek dipersingkat (TPD) atau project crashpoint.

Titik ini merupakan batas maksimum waktu proyek dapat dipersingkat. Pada TPD ini mungkin masih terdapat beberapa kegiatan komponen proyek yang belum dipersingkat waktunya, dan bila ingin dipersingkat juga (berarti mempersingkat waktu semua kegiatan proyek yang secara teknis dapat dipersingkat), maka akan menaikkan total biaya proyek tanpa adanya pengurangan waktu. Titik tersebut dinamakan titik dipersingkat total (TDT) atau all crash-point.

Sebagai gambaran, berikut adalah contoh program mempersingkat waktu proyek yang terdiri dari lima kegiatan dengan biaya normal dan dipercepat seperti terlihat dibawah ini.
Proyek yang terdiri dari Iima komponen kegiatan dengan kurun waktu normal

1 . Pertama-tama mencari jalur kritis, menghitung kurun waktu penyelesaian proyek, dan float.

Hitungan maju :

EF (1-2) = ES(1-2) + 5 = 5
EF (2-4) = ES(2-4) + 9 = 14
EF (4-5) = ES(4-5) + 4 = 18
EF (2-3) = ES(2-3) + 3 = 5 + 3 = 8
EF (3-4) = ES(3-4) + 2 = 8 + 2 = 10

Diperoleh waktu penyelesaian proyek 18 hari.

Hitungan mundur :

Didapat float total 2-3-4:

LF (4-5) = EF(4-5) = 18
LS (4-5) = LF(4-5) - 4 = 18 - 4 = 14
LF (3-4) = LF(2-4) = LS(4-5) = 14
LS (3-4) = LF(3-4) - D = 14 - 2 = 12
LF (2-3) = LS(3-4) = 12
TF (3-4) = LF(3-4) - EF(3-4) = 14 - 10 = 4
TF (2-3) = LF(2-3) - EF(2-3) = 12 - 8 = 4

Dari hitungan di atas diperoleh :
  • Jalur kritis adalah 1-2-4-5.
  • Kurun waktu penyelesaian proyek 18 hari.
  • Float total terletak di jalur 2-3-4 sebesar 4 hari.
2. Membuat tabulasi waktu serta biaya normal dan dipersingkat.
3. Menghitung slope biaya masing-masing kegiatan, hasilnya dimasukkan pada kolom paling kanan Tabel dibawah ini.
Contoh Perhitungan Biaya Slope

Dengan cara yang sama, diperoleh berturut-turut angka untuk slope biaya kegiatan-kegiatan selanjutnya, yaitu 100, 75, 110, dan 60.
Tabulasi contoh soal

4. Mempersingkat waktu proyek

Menganalisis TPD dan TDT


Dari Tabel dibawah ini terlihat bahwa titik TPD (crash point) tercapai setelah selesai mempersingkat kegiatan 1-2, yaitu diperoleh angka-angka waktu penyelesaian proyek 13 hari dengan biaya langsung Rp l.800.

Tabel mempersingkat kegiatan

Melewati titik TPD, usaha mempersingkat waktu kegiatankegiatan berikutnya tidak menghasilkan semua komponen kegiatan proyek yang dapat dipersingkat telah dipersingkat dan dicapailah titik TDT (all crash point) dengan total biaya Rp2.010 tanpa mengurangi waktu penyelesaian proyek (tetap 13 hari).

Jadi, dari segi usaha mempersingkat jadwal, maka pengeluaran sebesar Rp 2.010 - Rpl.800 = Rp210 adalah sia-sia. Grafik dibawah ini menunjukkan hasil analisis di atas.


Titik-titik normal TPD dan TDT

Untuk memberi gambaran bagaimana dampak mempersingkat waktu terhadap proyek keseluruhan, maka Gambar a, b, c, d, e, f  memperlihatkan proses tersebut selangkah demi selangkah.

a .Proyek dengan kurun  waktu normal


b. Kegiatan 4-5 dipercepat 2 hari



c. kegiatan kritis 2-4 dipercepat 2 hari



d. Kegiatan kritis 1-2 dipercepat 1 hari



e. Kegiatan nonkritis 2-3 dipercepat 1 hari



f. Kegiatan non kritis 3-4 dipercepat 1 hari




Jalur Kritis Baru

Seringkali dalam proses mempercepat waktu penyelesaian proyek timbul jalur kritis baru. Pada contoh Gambar diatas, hal tersebut terjadi seandainya kegiatan kritis 2-4 dapat dipersingkat dengan angka melebihi besar · float total di jalur nonkritis 2-3-4.


Biaya langsung dan tidak langsung

Analisis dan contoh yang disajikan pada pembahasan sebelumnya hanya mengenai biaya langsung kegiatan proyek. Kenyataan sesungguhnya, biaya proyek terdiri dari biaya langsung (direct cost) dan biaya tidak langsung (indirect cost).

Perincian mengenai hal tersebut terdapat pada pembahasan sebelumnya. Yang termasuk biaya tidak langsung antara lain sebagai adalah :
  • Gaji dan pengeluaran lain bagi tenaga administrasi, tim penyelia, dan manajemen proyek.
  • Biaya pengadaan fasilitas sementara untuk pekerja, seperti perumahan atau asrama sementara, tempat rekreasi, dan lain-lain, yang biasanya diperlukan untuk proyekproyek besar yang letaknya terpencil.
  • Menyewa atau membeli alat-alat berat untuk konstruksi.
  • Ongkos menyewa kantor, termasuk keperluan utiliti seperti listrik clan air.
  • Bunga clari clana yang cliperlukan proyek.

Jadi, total biaya proyek adalah sama dengan jumlah biaya langsung ditambah biaya tidak langsung. Kedua duanya berubah sesuai dengan waktu dan kemajuan proyek.

Meskipun tidak dapat diperhitungkan dengan rumus tertentu, tetapi pada umumnya,semakin lama proyek berjalan maka semakin tinggi kumulatif biaya tidak langsung yangbdiperlukan.

Grafik dibawah ini menunjukkan hubungan ketiga macam biaya tersebut. Terlihat bahwa biaya optimal didapat dengan mencari total biaya proyek yang terkecil.

Hubungan biaya-biaya total,langsung,tidak langsung ,dan optimal

Ringkasan Prosedur Mempersingkat Waktu

Dari uraian di atas maka garis besar prosedur mempersingkat waktu adalah sebagai berikut :
  • Menghitung waktu penyelesaian proyek dan identifikasi float dengan CPM, memakai kurun waktu normal.
  • Menentukan biaya normal masing-masing kegiatan.
  • Menentukan biaya dipercepat masingmasing kegiatan.
  • Menghitung slope biaya masing-masing komponen kegiatan.
  • Mempersingkat kurun waktu kegiatan, dimulai dari kegiatan kritis yang mempunyai slope biaya terendah.
  • Setiap kali selesai mempercepat kegiatan, teliti kemungkinan adanya float yang mungkin dapat dipakai untuk mengulur waktu kegiatan yang bersangkutan untuk memperkecil biaya.
  • Bila dalam proses mempercepat waktu proyek terbentuk jalur kritis baru, maka percepat kegiatan-kegiatan kritis yang mempunyai kombinasi slope biaya terendah.
  • Meneruskan mempersingkat waktu kegiatan sampai titik TPD.
  • Buat tabulasi biaya versus waktu, gambarkan dalam grafik dan hubungkan titik normal (biaya dan waktu normal), titik-titik yang terbentuk setiap kali mempersingkat kegiatan, sampai dengan titik-titik TPD.
  • Hitung biaya tidak langsung proyek dan gambarkan pada kertas grafik di atas.
  • Jumlahkan biaya langsung dan tidak langsung untuk mencari biaya total sebelum kurun waktu yang diinginkan.
  • Periksa pada grafik biaya total untuk mencapai waktu optimal, yaitu kurun waktu penyelesaian proyek dengan biaya terendah.
Demikianlah Materi tentang Perencanaan Jadwal Proyek yang Murah Ekonomis ini, semoga bermanfaat. Bagi anda yang menyukai materi ini bisa IKUTI Updetan informasi selanjutnya yaitu Perencanaan Keterbatasan Sumber Daya Proyek anda bisa Ikuti Materinya Melalui Facebook.

KLIK IKUTI




Baca Selengkapnya ....
Share on :

Materi Populer